Program dla biura nieruchomości: jak wybrać i o co zapytać dostawcę
Program dla biura nieruchomości wybierasz po tym, jak przejdzie Twój zwykły tydzień pracy, a nie po długości listy funkcji. Zapytaj dostawcę o publikację na portale, import danych, role, RODO, eksport, logowanie, telefon i pomoc, a każdą odpowiedź sprawdź na próbnym koncie z własnymi klientami.
Najpierw Twój tydzień, potem oferta dostawcy
Zanim otworzysz pierwszy cennik, spisz, co biuro naprawdę robi w tygodniu. Ile ofert dodajecie, na jakie portale, kto przyjmuje zapytania, kto umawia prezentacje, gdzie dziś leżą umowy. Ta lista będzie Twoim sprawdzianem. Program, który świetnie wygląda na pokazie, a nie obsługuje jednej z tych czynności, i tak skończy jako drugi arkusz obok starego.
Druga rzecz to ludzie. Jeśli w biurze pracuje kilku agentów, zapytaj ich, co ich dziś najbardziej męczy. Odpowiedzi są zwykle przyziemne: przepisywanie ofert, szukanie numeru, zapomniane powroty. To dobre kryteria, bo właśnie z takich powodów agenci zaczną albo przestaną używać nowego programu.
Program dla biura nieruchomości: pytania do dostawcy
Ta lista nie sprawdza, czy program ma daną funkcję. Sprawdza, jak ta funkcja zadziała u Ciebie i kto za nią odpowiada. Zadaj te same pytania każdemu dostawcy i zapisz odpowiedzi obok siebie, żeby porównywać konkret z konkretem.
Pytania do dostawcy programu
- na jakie portale program publikuje oferty i czy potrzebuję własnej umowy z każdym portalem
- jak wygląda publikacja: bezpośrednie połączenie z portalem, plik na serwer czy coś innego
- co dzieje się z ogłoszeniem, gdy zmieniam cenę albo kończę ofertę
- kto robi import danych z mojego obecnego programu lub arkusza i ile to trwa
- co z podwójnymi kartami tej samej osoby po imporcie
- jak ustawię role i uprawnienia dla agenta, asystentki i szefa
- czy dostanę umowę powierzenia i gdzie przechowywane są dane
- czy pomoc techniczna widzi moje dane i na jakich zasadach
- jak pobiorę wszystkie dane, gdy zechcę odejść, i w jakiej postaci
- czy logowanie ma drugi krok dla każdego użytkownika
- jak program działa na telefonie agenta
- czy mogę przetestować program bez karty i bez umowy
- jak wygląda faktura i płatność
- kto odbiera telefon, gdy coś nie działa, i pod jakim numerem
Portale i publikacja
Lista portali to dopiero początek. Ważniejsze jest, czy publikacja idzie bezpośrednio do portalu, czy przez plik, kto zakłada połączenie i co zobaczysz, gdy portal odrzuci ogłoszenie. Zapytaj też, czy potrzebujesz własnej umowy albo konta w portalu, bo od tego zależy, kiedy ruszysz z publikacją.
Import danych
Import to moment, w którym najłatwiej coś zgubić. Ustal, kto go robi, z jakich plików, jak przejdą oferty ze zdjęciami i co stanie się z duplikatami. Dobrze, gdy dostawca robi import razem z Tobą i pokazuje wynik, zanim zespół zacznie pracę.
Role i uprawnienia
W biurze z kilkoma osobami nie każdy powinien widzieć wszystko. Sprawdź, czy uprawnienia ustawisz na osobę, czy podzielisz biuro na oddziały i czy jest dziennik zmian, który pokaże, kto co zmienił. Gdy agent odchodzi, to właśnie uprawnienia i dziennik chronią Twoją bazę.
RODO i umowa powierzenia
W typowym układzie biuro jest administratorem danych swoich klientów, a dostawca programu przetwarza je na jego zlecenie. RODO w art. 28 wymaga do tego umowy, czyli umowy powierzenia. Poproś o nią przed startem i przeczytaj, gdzie są przechowywane dane i kto jeszcze ma do nich dostęp.
Eksport i odejście
Zapytaj o wyjście, zanim wejdziesz. Dostawca powinien jasno powiedzieć, jak pobierzesz wszystkie dane, w jakiej postaci je dostaniesz i co stanie się z nimi po rezygnacji. Jeśli odpowiedź jest wymijająca, potraktuj to jako ostrzeżenie.
Logowanie, telefon i pomoc
Drugi krok przy logowaniu to rozsądne minimum dla programu, w którym leżą dane klientów. Sprawdź program na telefonie agenta, a nie tylko na dużym ekranie w biurze. Na koniec zadzwoń na numer pomocy jeszcze w czasie testu. Usłyszysz, kto odbiera i czy rozumie, o co pytasz.
Co sprawdzić samemu, bez względu na odpowiedzi
Odpowiedzi dostawcy to obietnice. Na próbnym koncie zamieniasz je w fakty. Poniższe próby zajmą jedno popołudnie i powiedzą więcej niż godzina prezentacji handlowej.
| Próba | Jak ją zrobić | Co powinno wyjść |
|---|---|---|
| Nowy klient z telefonu | dodaj klienta w telefonie, stojąc w drzwiach | karta gotowa w minutę, bez komputera |
| Publikacja oferty | dodaj testową ofertę i wyślij na jeden portal | ogłoszenie widoczne albo jasny opis błędu |
| Agent z ograniczeniami | zaproś agenta i zaloguj się jako on | widzi tylko to, na co pozwoliłeś |
| Eksport | pobierz wszystkie dane i otwórz plik | klienci, oferty i historia są w środku |
| Powrót do klienta | ustaw zadanie na jutro | rano widzisz je bez szukania |
| Pomoc | zadzwoń z prostym pytaniem | odbiera człowiek, który zna program |
Sygnały ostrzegawcze
- umowa na długi okres, zanim zobaczysz program na własnych danych
- import tylko we własnym zakresie, bez pomocy dostawcy
- brak jasnej odpowiedzi, jak pobrać dane przy odejściu
- umowa powierzenia obiecana „później”
- pomoc tylko przez formularz, bez numeru telefonu
- logowanie samym hasłem
Żaden z tych sygnałów nie przekreśla programu sam w sobie. Każdy jest jednak pytaniem, na które chcesz usłyszeć konkretną odpowiedź, zanim przeniesiesz do nowego systemu całą bazę klientów.
Jak na te pytania odpowiada Getbuild.pl
Odpowiadamy na własną listę, żebyś mógł porównać. Oferty publikujesz po połączeniu konta albo umowy biura z portalem: na Otodom przez API, a także na Domy.pl, Nieruchomości Online, Gratkę, Morizon, Zaadresowani, Tuziemię, Houser, Oferty.net i własny serwer FTP. Klientów i oferty przenosimy przy starcie z Excela, CSV albo ZIP, a podwójne karty tej samej osoby scalasz w jedną.
Uprawnienia ustawiasz na osobę, nadajesz role i oddziały, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto i co zmienił. Umowę powierzenia przeczytasz w całości na naszej stronie, link jest niżej. Pliki przechowujemy w Unii Europejskiej, a część dostawców ma siedzibę w USA. Obsługa widzi Twoje biuro tylko za Twoją zgodą, od godziny do 7 dni, i dostajesz o tym powiadomienie. Wszystkie dane pobierzesz w jednym pliku, kiedy chcesz, a na prośbę usuwamy dane biura.
Logowanie zawsze ma dwa kroki dla każdego: link z maila albo konto Google lub Microsoft, potem kod z aplikacji do kodów. Program działa w przeglądarce, a na telefonie instalujesz go z przeglądarki. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy, faktura przychodzi w KSeF, a płacisz przelewem. Telefon 607 918 690 odbiera właściciel.
Sprawdź tę listę na próbnym koncie Zostaw email i telefon. Oddzwonimy w ciągu 24 godzin, przeniesiemy Twoich klientów i oferty, a link do gotowego biura przyjdzie mailem.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla biura nieruchomości wybrać na start?
Taki, który przejdzie Twój zwykły tydzień pracy na próbnym koncie. Sprawdź publikację na portale, import Twoich danych, pracę na telefonie i kontakt z pomocą, zanim podpiszesz cokolwiek na dłużej.
Czy dostawca programu musi podpisać ze mną umowę powierzenia?
Tak, jeśli przetwarza dane Twoich klientów na Twoje zlecenie. RODO w art. 28 wymaga do tego umowy. W razie wątpliwości zapytaj prawnika.
Czy przeniosę dane z obecnego programu do nowego?
To zależy od tego, jakie pliki da się pobrać ze starego programu, więc zapytaj o to obu dostawców. Do Getbuild.pl przenosimy przy starcie klientów i oferty z Excela, CSV i ZIP, razem z Tobą.
Czy program w przeglądarce jest bezpieczny?
To zależy od zabezpieczeń, a nie od przeglądarki. Pytaj o logowanie w dwóch krokach, uprawnienia na osobę, dziennik zmian, zasady dostępu pomocy technicznej i miejsce przechowywania danych.
Ile powinien trwać test programu dla biura?
Na tyle długo, żeby przejść przez pełny miesiąc pracy z prawdziwymi klientami. W Getbuild.pl pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy, a cenę poznajesz na rozmowie przed jego końcem.