Bezpieczeństwo danych w CRM: lista kontrolna
Bezpieczeństwo danych w CRM sprawdzisz, zadając dostawcy kilka konkretnych pytań: jak się logujesz, kto co widzi, czy zmiany są zapisywane, gdzie leżą pliki, kiedy obsługa ma dostęp i czy zabierzesz dane. Żaden system nie da pełnej ochrony, ale dobry ogranicza ryzyko i pokazuje Ci, co dzieje się z danymi.
Bezpieczeństwo danych w CRM: co sprawdzić u każdego dostawcy
Te pytania możesz zadać każdemu dostawcy, zanim przeniesiesz do niego klientów. Odpowiedź ma być konkretna i dać się sprawdzić w aplikacji. Jeśli słyszysz ogólniki, dopytaj o szczegóły. W ostatniej kolumnie opisujemy, jak to wygląda w Getbuild.pl.
| Pytanie | Dlaczego ważne | Getbuild.pl |
|---|---|---|
| Czy logowanie ma dwa kroki dla każdego? | Samo hasło łatwo podejrzeć albo zgadnąć | Tak: link z maila, Google albo Microsoft, potem kod z aplikacji |
| Czy są kody zapasowe? | Zepsuty telefon nie może odciąć Cię od danych | Tak, a klucz dostępu (passkey) to dodatek |
| Czy uprawnienia ustawisz na osobę? | Nowa osoba nie musi widzieć wszystkiego | Tak: role, oddziały i uprawnienia na osobę |
| Czy widać, kto co zmienił? | Bez śladu nie wyjaśnisz pomyłki ani nadużycia | Tak, dziennik zdarzeń |
| Jak przechowywane są pliki? | Umowy i skany to najbardziej wrażliwe dane | W postaci zaszyfrowanej, w Unii Europejskiej |
| Czy wrażliwe dokumenty mają dodatkową blokadę? | Nie każdy musi otwierać każdą umowę | Tak, wybrane dokumenty chroni PIN |
| Kiedy obsługa widzi Twoje dane? | Dostęp bez Twojej wiedzy to ryzyko | Tylko za Twoją zgodą, od godziny do 7 dni |
| Czy zabierzesz dane, kiedy chcesz? | Dane należą do firmy, a nie do programu | Tak, eksport wszystkich danych w jednym pliku |
| Czy dostawca usunie dane na prośbę? | Po rezygnacji dane nie powinny zostawać | Tak, na prośbę usuwamy dane biura |
| Czy jest umowa powierzenia? | Przetwarzanie na zlecenie wymaga umowy | Tak, w całości na stronie Getbuild.pl |
Logowanie: pierwsza linia obrony
Hasło zapisane na karteczce przy monitorze otwiera całą bazę klientów. Drugi krok logowania sprawia, że samo hasło albo sam dostęp do skrzynki nie wystarczy. Pytaj, czy drugi krok jest obowiązkowy dla wszystkich, czy tylko dla chętnych. Gdy jest dobrowolny, łatwo go odłożyć na później.
W Getbuild.pl logowanie zawsze ma dwa kroki, dla każdej roli, także dla agentów i pracowników ekipy. Najpierw link z maila albo konto Google lub Microsoft, potem kod z aplikacji do kodów. Kody zapasowe pozwalają wejść, gdy telefon się zepsuje. Tokenów Google do logowania nie zapisujemy.
Uprawnienia i dziennik zdarzeń
Zasada jest prosta: każdy widzi to, czego potrzebuje do pracy. Nowy agent nie musi od pierwszego dnia móc pobrać całej bazy, a pracownik na budowie nie musi widzieć wyników całej firmy. Im mniej osób ma szeroki dostęp, tym mniejsze skutki jednej pomyłki.
Dziennik zdarzeń odpowiada na pytanie, kto i co zmienił. Przydaje się częściej, niż myślisz: przy zmienionych przez pomyłkę danych klienta, przy sporze o to, kto pierwszy rozmawiał z klientem, i przy odejściu pracownika. W Getbuild.pl uprawnienia ustawiasz na osobę, a dziennik zdarzeń zapisuje zmiany.
Pliki i dokumenty
Najbardziej wrażliwe są pliki: umowy, pełnomocnictwa, skany dokumentów, zdjęcia z adresem. Zapytaj, czy pliki są szyfrowane i gdzie leżą. W Getbuild.pl pliki są zapisane w postaci zaszyfrowanej i przechowywane w Unii Europejskiej, choć część dostawców ma siedzibę w USA. Wybrane dokumenty dodatkowo chroni PIN, czyli jeszcze jedna blokada przed otwarciem.
Dostęp obsługi i asystent AI
Zapytaj, czy pomoc techniczna może zajrzeć do Twoich danych i na jakich zasadach. Dobra odpowiedź brzmi: tylko wtedy, gdy się zgodzisz, na określony czas i z informacją dla Ciebie. W Getbuild.pl obsługa widzi Twoje biuro tylko za Twoją zgodą, od godziny do 7 dni, a Ty dostajesz o tym powiadomienie.
Osobne pytanie dotyczy sztucznej inteligencji. Sprawdź, czy asystent jest włączony domyślnie i co do niego trafia. W Getbuild.pl asystent AI jest domyślnie wyłączony. Włącza go platforma po rozmowie o zasadach danych, a dane osobowe są maskowane, zanim trafią do asystenta.
Eksport i umowa powierzenia
Bezpieczeństwo to także pewność, że nie zostaniesz zakładnikiem programu. Sprawdź, czy wyeksportujesz wszystkie dane bez proszenia dostawcy i czy po rezygnacji dane zostaną usunięte. W Getbuild.pl eksport wszystkich danych biura pobierasz w jednym pliku, kiedy chcesz, a na prośbę usuwamy dane biura.
Twoja firma jest administratorem danych swoich klientów, a dostawca CRM przetwarza je na jej polecenie. RODO art. 28 mówi, że przetwarzanie na zlecenie administratora wymaga umowy, czyli umowy powierzenia. Przeczytaj ją przed startem, a nie przy pierwszym problemie. Umowę Getbuild.pl przeczytasz w całości na naszej stronie, link jest niżej.
Co zostaje po Twojej stronie
Najlepszy program nie pomoże, gdy pięć osób loguje się na jedno konto. Część ochrony to zwykłe nawyki w firmie. Zajmują mało czasu, a zamykają najprostsze drogi do danych.
Nawyki, które chronią dane w firmie
- każdy ma własne konto i nikt nie loguje się na cudze
- osoba, która odchodzi, traci dostęp tego samego dnia
- telefony służbowe mają blokadę ekranu
- kody zapasowe leżą w bezpiecznym miejscu, nie w notatkach telefonu
- uprawnienia przeglądasz raz na kwartał
- dziennik zdarzeń sprawdzasz po każdej nietypowej sytuacji
- skany dokumentów trzymasz przy sprawie, a nie w wiadomościach
Najczęstsze pytania
Czy dane w CRM są bezpieczniejsze niż w Excelu?
Tak, jeśli CRM ma logowanie w dwóch krokach, uprawnienia na osobę i dziennik zdarzeń. Plik Excela łatwo skopiować i przesłać dalej, a w CRM dziennik pokazuje, kto co zmienił.
Gdzie Getbuild.pl przechowuje pliki?
W Unii Europejskiej, w postaci zaszyfrowanej. Część dostawców usług, z których korzystamy, ma siedzibę w USA. Zasady przetwarzania opisuje umowa powierzenia.
Czy obsługa Getbuild.pl widzi moich klientów?
Nie, chyba że się zgodzisz. Dostęp dajesz na czas od godziny do 7 dni i dostajesz o nim powiadomienie.
Czy mogę wyłączyć logowanie w dwóch krokach dla pracowników?
Nie. W Getbuild.pl drugi krok obowiązuje każdego, bo każde konto otwiera drogę do danych klientów.
Co się stanie z danymi, gdy zrezygnuję z CRM?
Pobierasz eksport wszystkich danych w jednym pliku, a na Twoją prośbę usuwamy dane biura.