Baza klientów w Excelu: wzór arkusza z kolumnami

Opublikowano 5 listopada 2026

Baza klientów w Excelu działa dobrze, gdy każdy wiersz to jedna osoba, telefon ma jeden format, a przy każdym kliencie widać źródło, datę i zgody. Poniżej wzór kolumn z przykładami i zasady, dzięki którym arkusz da się później bez bólu przenieść do CRM.

Baza klientów w Excelu: wzór kolumn

Zacznij od pustego arkusza i w pierwszym wierszu wpisz nazwy kolumn. Nie dodawaj tytułu nad tabelą ani pustych wierszy, bo filtr i późniejszy import potraktują je jak dane. Każda kolumna przechowuje jedną informację, nawet jeśli kusi, żeby imię i telefon wpisać w jednej komórce.

W firmie remontowej albo wykończeniowej zamiast kolumn Lokalizacja i Budżet dodaj Rodzaj prac i Adres zlecenia, a etapy nazwij tak, jak wygląda Twoja droga zlecenia: zapytanie, oględziny, wycena, realizacja.

Cztery zasady, które trzymają porządek

Jeden wiersz to jedna osoba

Para kupujących to dwie osoby, więc dwa wiersze, połączone wspólną notatką. Dwa telefony w jednej komórce to pewność, że filtr albo import zgubi jeden z nich. Gdy ta sama osoba wraca po roku z nowym zapytaniem, nie dodajesz nowego wiersza, tylko aktualizujesz stary i zmieniasz etap.

Telefon zawsze w jednym formacie

Wybierz jeden zapis, na przykład +48 i dziewięć cyfr ze spacjami co trzy, i trzymaj się go w całym pliku. Ustaw kolumnę jako tekst, bo inaczej Excel potrafi usunąć plus na początku numeru. Jednolity format to też najprostszy sposób, żeby wyłapać duplikaty.

Źródło i data przy każdym kliencie

Bez tych dwóch kolumn nie dowiesz się, które ogłoszenia i polecenia dają klientów, ani jak długo ktoś czekał na odpowiedź. Źródła wpisuj z krótkiej, stałej listy, najlepiej przez listę rozwijaną (w Excelu: Dane, Poprawność danych). Wtedy „Otodom”, „otodom” i „OTODOM” nie zrobią się trzema różnymi źródłami.

Zgody w osobnych kolumnach

Zapisz, czy klient zgodził się na informacje handlowe, kiedy i w jaki sposób. Prawo komunikacji elektronicznej (art. 398) od 10 listopada 2024 wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na wysyłanie informacji handlowych i marketing bezpośredni przez telefon i email, więc ta kolumna nie jest formalnością. Samo „tak” niewiele da, gdy trzeba wykazać zgodę, dlatego obok zapisz datę i skąd ją masz. To nie jest porada prawna, więcej piszemy w poradniku o zgodach RODO klienta.

Jak unikać duplikatów w arkuszu

1. Szukaj po telefonie, zanim dodasz wiersz. Ctrl+F z numerem trwa kilka sekund. Imię i nazwisko bywają zapisane różnie, numer w jednym formacie znajdziesz zawsze.
2. Zaznacz powtórzenia kolorem. Zaznacz kolumnę Telefon i wybierz Formatowanie warunkowe, Reguły wyróżniania komórek, Duplikujące się wartości. Powtórzone numery od razu zmienią kolor.
3. Łącz ręcznie, nie kasuj na ślepo. Zanim usuniesz drugi wiersz, przepisz z niego notatki i daty do pierwszego. Najcenniejsza bywa historia z wiersza, który wygląda na gorszy.
4. Usuń duplikaty dopiero na kopii. Funkcja Usuń duplikaty na karcie Dane działa szybko, ale nie pyta, który wiersz zostawić. Użyj jej na kopii pliku i porównaj wynik z oryginałem.

Kiedy arkusz przestaje wystarczać

Sygnały są proste: nikt nie patrzy w kolumnę Następny kontakt, w pliku pracują dwie osoby naraz albo nowe zgłoszenia przepisujesz ręcznie z maili i formularzy. Szersze porównanie znajdziesz w poradniku CRM czy Excel. Tu ważne jest jedno: jeśli prowadzisz arkusz według wzoru wyżej, przeprowadzka będzie prosta, bo każda kolumna ma już swoje miejsce w karcie klienta.

Jak przygotować plik do importu

Przed importem do CRM

• jeden arkusz z klientami, bez tytułów nad tabelą i bez sum na dole
• w pierwszym wierszu nazwy kolumn, w każdym kolejnym jedna osoba
• telefony w jednym formacie, kolumna zapisana jako tekst
• daty w jednym formacie w całej kolumnie
• źródła i etapy z tej samej listy nazw
• duplikaty sprawdzone po telefonie i mailu
• kolumny, których nikt nie uzupełnia, usunięte

Getbuild.pl przyjmuje pliki Excel, CSV i ZIP. Najprościej wgrać zwykły plik Excela, bo przy zapisie do CSV polskie litery czasem psują się przez kodowanie. ZIP przydaje się zwykle przy ofertach nieruchomości. Na informacje spoza standardowej karty, na przykład formę finansowania, dodasz pola własne. Przy starcie pomagamy w imporcie, więc możesz po prostu wysłać nam plik.

Jeśli po imporcie dwie karty tej samej osoby przemkną się przez sito, scalisz je w jedną. Arkusza nie musisz kasować tego samego dnia. Zostaw go jako kopię na kilka tygodni, ale przestań do niego dopisywać, żeby nie powstały dwie wersje prawdy.

Najczęstsze pytania

Czy jest gotowy wzór bazy klientów w Excelu do pobrania?

Nie dajemy pliku do pobrania, ale wzór z tabeli wyżej przepiszesz w kilka minut: nazwy kolumn w pierwszym wierszu, kolumna Telefon jako tekst, lista rozwijana przy źródle i etapie.

Jak zapisać numer telefonu w Excelu, żeby nie znikał plus?

Ustaw format kolumny na Tekst przed wpisaniem numerów albo zacznij wpis od apostrofu. Wtedy Excel nie zamieni numeru na liczbę i nie usunie plusa.

Ile kolumn powinna mieć baza klientów?

Tyle, ile naprawdę uzupełniasz. Kilkanaście kolumn z tabeli wyżej to dobry start, a kolumnę, w którą nikt nic nie wpisuje, lepiej usunąć.

Czy CSV jest lepszy od pliku Excel przy imporcie?

Nie. Do Getbuild.pl wgrasz jedno i drugie, a zwykły plik Excela jest bezpieczniejszy dla polskich liter. CSV wybierz, gdy tylko taki eksport daje Twój stary program.

Czy w tym samym pliku trzymać też oferty?

Tak, ale w osobnym arkuszu, z jednym wierszem na ofertę i kolumną z opiekunem. Przy starcie w Getbuild.pl przenosimy oferty razem z klientami.

Czytaj dalej

• CRM czy Excel
• Jak przenieść klientów z innego programu
• Zgody RODO klienta w CRM