CRM dla małej firmy: czego potrzebujesz, a czego nie
Dobry CRM dla małej firmy robi trzy rzeczy: zbiera klientów w jednym miejscu, przypomina o następnym kroku i pokazuje, kto się czym zajmuje. Resztę funkcji możesz pominąć, dopóki ich nie potrzebujesz. Prosty system wdrożysz w kilka dni, jeśli zaczniesz od klientów i etapów, a nie od ustawień.
Czego mała firma naprawdę potrzebuje od CRM
Mała firma potrzebuje od CRM pamięci i porządku, a nie rozbudowanej analityki. Zwykle nie ma działu sprzedaży ani osoby od systemów. Właściciel odbiera telefony, jeździ na spotkania, przygotowuje wyceny i często sam pracuje u klienta. System musi więc działać bez opieki i bez szkolenia.
Przy wyborze łatwo dać się przekonać długą listą funkcji. Zrób odwrotnie: spisz, co dziś Ci ucieka, i dla każdej takiej rzeczy sprawdź jedno konkretne zachowanie systemu. Tabela to gotowa ściąga na rozmowę z dostawcą albo na pierwszy tydzień testów.
| Potrzeba | Co sprawdzić w systemie |
|---|---|
| Zapytania nie mogą ginąć | Czy formularz ze strony zapisuje klienta sam, bez przepisywania |
| Szybki pierwszy kontakt | Czy nowe zapytanie tworzy zadanie i powiadomienie na telefon |
| Pamięć o powrotach | Czy przy kliencie ustawisz datę następnego kroku z przypomnieniem |
| Praca z budowy albo z auta | Czy wygodnie dodasz klienta i notatkę z telefonu |
| Własny sposób pracy | Czy sam zmienisz nazwy etapów i dodasz nowy |
| Stare dane | Czy wgrasz klientów z pliku Excel albo CSV |
| Wyjście bez strat | Czy pobierzesz wszystkie dane w jednym pliku, kiedy chcesz |
| Dane klientów pod kontrolą | Czy dostawca da umowę powierzenia i powie, gdzie trzyma pliki |
| Druga osoba w firmie | Czy uprawnienia ustawisz osobno dla każdej osoby |
Czego zwykle nie potrzebujesz
Funkcje stworzone dla dużych działów sprzedaży w małej firmie raczej przeszkadzają, bo każda dokłada ekran, przez który ktoś musi przejść. Jeśli dodanie klienta wymaga wypełnienia piętnastu pól, po tygodniu nikt ich nie wypełnia. Bez żalu odpuścisz:
- prognozy sprzedaży i wykresy, których nikt nie będzie czytał
- dziesiątki obowiązkowych pól na karcie klienta
- masowe kampanie mailowe do tysięcy adresów
- osobne moduły dla działu obsługi, którego nie masz
- uprawnienia na wiele poziomów, gdy w firmie pracują trzy osoby
To nie znaczy, że te funkcje są bez sensu. Po prostu nie rozwiązują problemu małej firmy, którym jest zgubione zapytanie i zapomniany powrót do klienta. Gdy firma urośnie, wrócisz do tematu.
Sygnały, że to już czas na CRM
Czas na CRM przychodzi wtedy, gdy klientów jest więcej, niż mieści głowa jednej osoby. Nie chodzi o liczbę, tylko o skutki. Przejdź przez listę i odhacz, co Cię dotyczy.
Odhacz, co dzieje się u Ciebie
- zdarzyło się oddzwonić do klienta za późno, bo zapytanie utonęło w telefonie
- nie pamiętasz, komu w zeszłym miesiącu poszła wycena i kto nie odpowiedział
- klienci są w kilku miejscach naraz: telefon, zeszyt, arkusz, skrzynka
- druga osoba w firmie pyta Cię o numer albo o ustalenia z klientem
- nie wiesz, skąd przychodzi najwięcej zleceń
- urlop Cię stresuje, bo tylko Ty wiesz, co jest z którym klientem
Jeśli odhaczasz dwa punkty albo więcej, bałagan zabiera Ci już klientów, a nie tylko czas. Jeden punkt to sygnał, żeby przynajmniej zebrać wszystkich klientów w jednym pliku.
Ile osób musi używać CRM
CRM musi używać każdy, kto rozmawia z klientami. Jedna osoba, która nie zapisuje ustaleń, robi dziurę w historii, i po miesiącu nikt nie ufa temu, co jest w systemie. W firmie jednoosobowej sprawa jest prosta, bo jesteś tylko Ty. W firmie remontowej z ekipą często wystarczy właściciel i osoba, która odbiera telefony, a fachowcy na budowie nie potrzebują dostępu.
W biurze nieruchomości z kilkoma agentami CRM używa każdy agent, bo każdy prowadzi własnych klientów. W Getbuild.pl zapraszasz osoby, nadajesz im role i ustawiasz uprawnienia na osobę, więc każdy widzi tylko to, na co pozwolisz. Dziennik zdarzeń pokazuje, kto i co zmienił.
Jak wdrożyć CRM dla małej firmy w kilka dni
Wdrożenie w małej firmie to kilka krótkich kroków, a nie projekt. Rozłóż je na kilka dni, po godzinie dziennie, żeby nie stanęła bieżąca praca.
- Dzień pierwszy: klienci. Zbierz klientów z telefonu, zeszytu i arkuszy w jeden plik Excel albo CSV i wgraj go. Zacznij od tych, z którymi był kontakt w ostatnich miesiącach. Starsze kontakty dołożysz później.
- Dzień drugi: etapy. Nazwij etapy tak, jak mówisz o klientach na co dzień. W usługach może to być zapytanie, oględziny, wycena wysłana, realizacja i wykonane. Dodaj etap dla utraconych i zapisuj powód, bo z czasem pokaże, co poprawić.
- Dzień trzeci: źródło zapytań. Podłącz formularz ze strony albo inne miejsce, z którego przychodzą zapytania. Sprawdź na sobie: wyślij zapytanie i zobacz, czy trafiło do właściwej osoby.
- Dzień czwarty: powroty i szablony. Ustaw przypomnienie po wysłaniu wyceny albo oferty i przygotuj dwa szablony: odpowiedź na nowe zapytanie i pytanie o decyzję. To dwie wiadomości, które piszesz najczęściej.
- Dzień piąty: pierwszy przegląd. Przejrzyj klientów bez następnego kroku i nadaj im daty. Od dziś każda rozmowa kończy się jednym ruchem w systemie.
Gdzie Getbuild.pl pasuje, a gdzie nie
Getbuild.pl to CRM dla biur nieruchomości i firm usługowych: remontowych, wykończeniowych, rzemieślniczych i montażowych. Dla usług ma gotową drogę zlecenia: Zapytanie, Kontakt, Oględziny, Wycena wysłana, Negocjacje, Realizacja, Wykonane oraz Utracone. Dla biur ma oferty, publikację na portalach i dopasowania ofert do klientów. Etapy możesz zmieniać i dodawać pod siebie.
Nie jest to system dla sklepu internetowego ani dla zakładu produkcyjnego. Nie obsługuje zamówień z koszyka, magazynu ani planowania produkcji. W usługach nie ma też generatora kosztorysów ani katalogu cen: wycenę przygotowujesz po swojemu, a CRM pilnuje, żeby po jej wysłaniu ktoś zapytał o decyzję. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy, więc sprawdzisz to na własnych klientach.
Najczęstsze pytania
Jaki CRM dla małej firmy wybrać?
Taki, w którym dodanie klienta i ustawienie następnego kroku zajmuje chwilę, także w telefonie. Sprawdź też import z Excela, eksport wszystkich danych i umowę powierzenia. Funkcje dla dużych działów sprzedaży nie mają znaczenia na start.
Czy prosty CRM dla małej firmy wystarczy na dłużej?
Tak, jeśli pozwala dodać osoby, zmienić etapy i ustawić uprawnienia, gdy firma urośnie. Prosty nie znaczy ograniczony. Chodzi o to, żeby na start nie trzeba było niczego budować.
Czy CRM ma sens, gdy pracuję sam?
Tak. Gdy pracujesz sam, nikt inny nie przypomni Ci o kliencie. System przejmuje pamięć, a Ty dzwonisz, jeździsz na spotkania i pracujesz.
Ile kosztuje CRM dla małej firmy?
Porównuj cały koszt, a nie samą cenę abonamentu: dopłaty za osoby, za połączenia z innymi narzędziami i czas na ustawienie. W Getbuild.pl pierwszy miesiąc jest bezpłatny, a cenę poznajesz na rozmowie przed jego końcem.
Czy Getbuild.pl nadaje się do sklepu internetowego?
Nie. Getbuild.pl jest dla biur nieruchomości i firm usługowych, które sprzedają po rozmowie, oględzinach albo prezentacji. Sklep internetowy potrzebuje narzędzi do zamówień i wysyłek.