CRM dla firmy remontowej i wykończeniowej
CRM dla firmy remontowej to jedno miejsce na zapytania, oględziny, wyceny i zlecenia, które samo przypomina o kolejnym kroku. Ty jesteś na budowie, a system pilnuje, żeby nowy klient dostał telefon i żeby żadna wycena nie została bez odpowiedzi. Kosztorysu za Ciebie nie policzy, ale dopilnuje, żeby po wysłaniu wyceny ktoś zapytał klienta o decyzję.
Gdzie firma remontowa gubi zlecenia
Zlecenie nie musi przepaść przez cenę. Często ginie po drodze: telefon odebrany na rusztowaniu, numer zapisany na kartonie po płytkach, wycena wysłana w piątek wieczorem, do której nikt już nie wraca. Klient, który szuka ekipy do łazienki, może pytać kilka firm naraz. Zlecenie dostaje ta, która oddzwoni, przyjedzie na oględziny i odezwie się po wycenie, zanim klient sam zacznie szukać dalej.
Pamięć szefa i zeszyt wystarczają przy kilku zleceniach w miesiącu. Gdy zapytań przybywa, a na budowach pracują dwie ekipy, potrzebujesz miejsca, w którym każde zlecenie ma etap, opiekuna i następny krok z datą. Tym jest CRM dla firmy usługowej: nie zastępuje Twojej wiedzy o fachu, tylko pamięta za Ciebie terminy i obietnice dane klientom.
Droga zlecenia od zapytania do wykonanej pracy
W Getbuild.pl każde zlecenie przechodzi siedem etapów. Nazwy możesz zmienić albo dodać własny etap, ale na start nie musisz niczego ustawiać. Tak wygląda droga jednego zlecenia, na przykład remontu łazienki.
- Zapytanie. Klient pisze przez formularz na stronie, dzwoni albo trafia z reklamy. Zapisujesz rodzaj prac, adres wykonania i telefon. Zlecenie dostaje opiekuna, który odpowiada za kontakt.
- Kontakt. Pierwsza rozmowa. Ustalasz zakres, orientacyjny termin i to, czy w ogóle bierzesz takie prace. Jeśli nie, zamykasz zlecenie od razu i nie zaśmiecasz sobie listy.
- Oględziny. Termin wizyty trafia do kalendarza. Dzień wcześniej wysyłasz klientowi SMS z gotowego szablonu przypomnienia. Pliki i notatki z wizyty zapisujesz przy sprawie klienta.
- Wycena wysłana. Liczysz wycenę po swojemu i wysyłasz ją klientowi. Przesuwasz zlecenie na ten etap, a system odlicza trzy dni do zadania z pytaniem o decyzję.
- Negocjacje. Klient dopytuje, prosi o tańszy wariant albo inny termin. Każde ustalenie zapisujesz w notatce, żeby za tydzień nikt nie zgadywał, na co się umówiliście.
- Realizacja. Termin prac jest w kalendarzu, a w polu Ekipa wpisujesz, kto jedzie na budowę. Opiekun dalej widzi zlecenie i wie, na jakim jest etapie.
- Wykonane. Zamykasz zlecenie jako wygrane. Po trzech dniach klient dostaje email z prośbą o opinię, który najpierw zatwierdzasz.
Obok jest jeszcze etap Utracone. Gdy klient rezygnuje, wybierasz powód: za wysoka cena, wybrał inną ekipę, odłożył prace na później, nie pasował termin, przestał odpowiadać albo inne. Powód nie jest formalnością, bo od niego zależy, czy i kiedy system przypomni Ci o tym kliencie.
Gotowe automatyzacje w CRM dla firmy remontowej
Te automatyzacje są włączone od pierwszego dnia. Nie musisz ich budować ani wiedzieć, jak działają w środku. Wystarczy, że przesuwasz zlecenia po etapach.
| Zdarzenie | Co robi system | Po co |
|---|---|---|
| Nowe zapytanie | Zadanie „Oddzwoń do klienta” na 15 minut, z notatką: rodzaj prac, adres, termin oględzin | Pierwszy telefon nie zależy od tego, czy ktoś pamięta |
| Nikt nie oddzwonił w 30 minut, w godzinach pracy | Powiadomienie dla administratora firmy | Szef wie, że klient czeka, zanim zadzwoni gdzie indziej |
| Zlecenie od 3 dni na etapie Wycena wysłana | Zadanie dla opiekuna o 10:00 w dzień roboczy: zapytaj o decyzję | Wycena nie zostaje bez odpowiedzi |
| Zlecenie wykonane, minęły 3 dni | Email z prośbą o opinię, wychodzi po zatwierdzeniu przez opiekuna | Prosisz o opinię, gdy klient cieszy się efektem |
| Utracone, bo klient wybrał inną ekipę | Przypomnienie o kontakcie po pół roku | Szansa na kolejne prace u tego samego klienta |
| Utracone, bo klient odłożył prace | Przypomnienie po 3 miesiącach: czy prace są znów aktualne | Wracasz wtedy, gdy klient może być gotowy |
Powiadomienie do szefa nie wyjdzie, jeśli opiekun wcześniej zapisze rozmowę, SMS, email, spotkanie albo notatkę, albo przesunie zlecenie dalej. Każdą automatyzację zmienisz w edytorze, na przykład wydłużysz czas albo dodasz kolejny krok. Symulacja pokaże, co się stanie, zanim zmiana ruszy, a historia, co już się uruchomiło.
Co zostaje po stronie właściciela
System prowadzi kolejne kroki, ale decyzje są Twoje. Kilka rzeczy zawsze zrobisz sam i dobrze, bo to one budują zaufanie klienta.
- rozmowa z klientem i ocena, czy zlecenie pasuje do Twojej ekipy
- oględziny, pomiary i zdjęcia na miejscu
- wycena, którą liczysz w swoim arkuszu albo programie do kosztorysów
- przesunięcie zlecenia na właściwy etap, bo od tego zależą przypomnienia
- zatwierdzenie wiadomości, które czekają w sekcji Do zatwierdzenia
- wybór powodu, gdy klient rezygnuje
- jakość pracy na budowie, której żaden program nie poprawi
Najważniejszy nawyk to przesuwanie zleceń. Jeśli wycena wyszła, a zlecenie dalej stoi na etapie Oględziny, system nie wie, że ma Ci przypomnieć o decyzji klienta. Jedna zmiana etapu po każdej rozmowie wystarczy, żeby droga zlecenia zgadzała się z tym, co dzieje się naprawdę.
Czego CRM nie robi
Uczciwie o reszcie. W wersji dla usług nie ma ofert nieruchomości ani portali ogłoszeniowych, bo firmie remontowej do niczego się nie przydają. Zapytania z formularzy Facebooka i Instagrama będą wkrótce, dziś dodajesz je ręcznie. Rozmów z komunikatorów system nie zbiera, za to SMS wyślesz z własnego konta SMSAPI, a maile z Twojej poczty Gmail albo Outlook po połączeniu konta.
Skąd zapytania wpadają same
Im mniej przepisywania, tym mniej zgubionych numerów. Formularz Getbuild.pl wstawiasz na stronę firmy i wskazujesz domeny, z których ma działać. Zapytania z formularzy leadów Google Ads trafiają do systemu bez kopiowania, a inne źródła podłączysz przez Zapier, Make albo webhook.
Jeśli dużo zleceń zaczyna się od telefonu, na życzenie łączymy rejestr połączeń Zadarma. Nieodebrane połączenie tworzy wtedy zadanie, a telefon z nieznanego numeru zakłada nowego klienta. Każde zapytanie dostaje ocenę, więc rano widzisz, od kogo zacząć. Przy kilku osobach w firmie zapytania rozdzielasz po równo, według wag, według źródła albo do jednej osoby.
Na co patrzeć przy wyborze CRM dla firmy usługowej
Dobry CRM dla firmy usługowej mówi Twoim językiem i działa tam, gdzie pracujesz, czyli w telefonie. Zanim wybierzesz, sprawdź kilka rzeczy na jednym prawdziwym zleceniu.
Sprawdź przed wyborem
- etapy nazywają się jak w Twojej pracy: zapytanie, oględziny, wycena, realizacja
- nowe zlecenie dodasz na telefonie w minutę, stojąc na budowie
- przypomnienie po wysłanej wycenie działa bez ustawiania od zera
- przy rezygnacji klienta zapisujesz powód i termin powrotu
- klientów przeniesiesz z Excela bez ręcznego przepisywania
- dane firmy wyeksportujesz w całości, gdy zechcesz odejść
- cenę znasz, zanim zapłacisz
Pierwszy miesiąc: jak zacząć bez przepisywania
Pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy. Cenę poznajesz na rozmowie przed końcem tego miesiąca, a fakturę dostajesz w KSeF i płacisz przelewem. Przed startem przygotuj plik z klientami, listę otwartych zleceń z etapem każdego z nich, adresy email osób, które mają mieć dostęp, i adres strony, na której stanie formularz zapytań.
Po wysłaniu formularza oddzwaniamy w ciągu 24 godzin i razem przenosimy klientów z Excela albo innego programu. Link do przygotowanego konta firmy przychodzi mailem i jest ważny 7 dni. Logowanie ma zawsze dwa kroki, więc przyda się aplikacja do kodów w telefonie. Samą aplikację Getbuild.pl instalujesz z przeglądarki, bez sklepu, z licznikiem na ikonie i powiadomieniami push.
Sprawdź Getbuild.pl na swoich zleceniach Zostaw email i telefon. Oddzwonimy w ciągu 24 godzin i przeniesiemy Twoich klientów z Excela.
Najczęstsze pytania
Czy CRM ma sens w małej firmie remontowej?
Tak, jeśli zdarza Ci się oddzwonić za późno albo zapomnieć o wysłanej wycenie. W małej firmie szef jest na budowie i nie ma kto pilnować telefonów, więc przypomnienia z systemu przydają się od pierwszego dnia. Getbuild.pl działa w przeglądarce na komputerze i telefonie, nic nie instalujesz.
Czym różni się CRM dla firm budowlanych od CRM dla firmy remontowej?
Droga zlecenia jest podobna, gdy pracujesz dla klientów, którzy pytają o konkretne prace: zapytanie, oględziny, wycena, realizacja. Getbuild.pl prowadzi właśnie taką sprzedaż usług. Harmonogramu budowy, kosztorysów ani rozliczeń z podwykonawcami w nim nie znajdziesz.
Czy Getbuild.pl przygotuje kosztorys albo wycenę?
Nie. Nie ma generatora kosztorysów ani katalogu cen. Wycenę robisz po swojemu, a CRM przypomina o rozmowie z klientem trzy dni po jej wysłaniu.
Czy mogę przenieść klientów z Excela?
Tak. Import przyjmuje pliki Excel, CSV i ZIP, a przy starcie robimy go razem z Tobą. Gdy zechcesz odejść, eksportujesz wszystkie dane firmy w jednym pliku.
Czy system sam pisze do moich klientów?
Tylko wtedy, gdy na to pozwolisz. Wysyłkę do klientów włącza administrator, wiadomości wychodzą od 8:00 do 20:00 ze stopką STOP, a prośba o opinię po zleceniu czeka na Twoje zatwierdzenie. Przypomnienia o telefonie i o wycenie trafiają do Ciebie jako zadania, nie do klienta.