CRM po polsku: co to powinno znaczyć poza tłumaczeniem
CRM po polsku to system, w którym po polsku załatwisz całą współpracę: rozmowę z obsługą, fakturę, umowę powierzenia i połączenia z polskimi portalami. Przetłumaczone menu to najmniejsza część. Liczy się to, co się dzieje, gdy masz problem, księgujesz fakturę albo klient pyta, gdzie są jego dane.
Co znaczy CRM po polsku
CRM po polsku oznacza system zrobiony pod polską firmę, a nie tylko przetłumaczony. Tłumaczenie widać od razu: przyciski, menu, komunikaty. Resztę widać dopiero po kilku tygodniach, gdy dzwonisz z problemem, księgowa pyta o fakturę, a klient o swoje dane.
Przetłumaczony system często zdradzają drobiazgi. Pola na adres nie pasują do polskich adresów, numer telefonu bez kierunkowego kraju jest odrzucany, a słowa w interfejsie brzmią jak z automatycznego tłumacza. Każda z tych rzeczy osobno to drobiazg. Razem sprawiają, że zespół nie lubi systemu i wraca do zeszytu. Dlatego polski system CRM oceniaj po całej współpracy, a nie po zrzutach ekranu.
Obsługa po polsku, także przez telefon
Obsługa po polsku znaczy, że możesz zadzwonić i porozmawiać z człowiekiem, który zna Twój system. Formularz po angielsku i odpowiedź po trzech dniach nie pomogą, gdy w piątek po południu agent nie może dodać oferty albo fachowiec nie widzi zadania na jutro. Zapytaj dostawcę wprost: pod jaki numer dzwonię, kto odbiera i w jakich godzinach.
W Getbuild.pl piszesz na kontakt@getbuild.pl albo dzwonisz pod 607 918 690, a telefon odbiera właściciel. Po wysłaniu formularza oddzwaniamy w ciągu 24 godzin. Obsługa widzi Twoje biuro tylko za Twoją zgodą, od godziny do 7 dni, i dostajesz o tym powiadomienie.
Faktura w KSeF i płatność przelewem
Polska firma potrzebuje faktury, którą księgowa przyjmie bez dodatkowych pytań. Sprawdź, czy dostawca wystawia fakturę w KSeF i czy zapłacisz przelewem, bez obowiązkowej karty z automatycznym obciążeniem. Przy fakturze od zagranicznej firmy zapytaj księgową, jak ją rozliczyć, zanim podpiszesz umowę.
Getbuild.pl wystawia fakturę w KSeF, a płacisz przelewem. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny i nie podajesz karty.
RODO i umowa powierzenia
Za dane klientów odpowiada Twoja firma, a dostawca CRM przetwarza je na jej polecenie. To Twoja firma jest administratorem danych. RODO art. 28 mówi, że przetwarzanie na zlecenie administratora wymaga umowy, czyli umowy powierzenia. Dobry dostawca ma ją gotową i pokazuje przed startem, a nie dopiero po pytaniu prawnika.
Druga sprawa to zgody. RODO art. 7 ust. 1 mówi, że administrator musi być w stanie wykazać, że osoba wyraziła zgodę. Zgodę zapisaną przy karcie klienta łatwiej pokazać niż mail sprzed roku w czyjejś skrzynce. W Getbuild.pl zgody RODO zapisują się przy karcie klienta, a zasady przetwarzania opisuje umowa powierzenia.
Gdzie leżą dane
Zapytaj dostawcę, w jakim kraju leżą pliki i gdzie mają siedzibę firmy, z których usług korzysta. Odpowiedź „w chmurze” nic nie mówi. Dobra odpowiedź podaje miejsce przechowywania i uczciwie mówi, którzy dostawcy usług są spoza Unii.
Getbuild.pl przechowuje pliki w Unii Europejskiej. Część dostawców usług ma siedzibę w USA i mówimy o tym otwarcie. Pliki dokumentów są zapisane w postaci zaszyfrowanej. Wszystkie dane biura pobierasz w jednym pliku, kiedy chcesz, a na prośbę usuwamy dane biura.
Polskie portale i polskie numery telefonów
Dla biura nieruchomości CRM po polsku musi łączyć się z polskimi portalami ogłoszeń. Bez tego agent wpisuje tę samą ofertę kilka razy, w każdym portalu osobno. Getbuild.pl po połączeniu konta albo umowy biura z portalem publikuje oferty na Otodom przez API, a także na Domy.pl, Nieruchomości Online, Gratka, Morizon, Zaadresowani, Tuziemia, Houser, Oferty.net i na własnym serwerze FTP. Ofertę wpisujesz raz. Zapytania z maili portali dodajesz dziś ręcznie albo importem, automat jest w planach.
Druga rzecz to numery telefonów. Ten sam klient raz poda numer z +48 na początku, a raz bez, i w słabym systemie powstaną dwie karty. Sprawdź, czy system rozpoznaje taki numer jako jeden, a przynajmniej pozwala łatwo połączyć dwie karty. W Getbuild.pl dwie karty tej samej osoby scalasz w jedną. Firma usługowa nie potrzebuje portali ogłoszeń, ale telefon jest dla niej głównym kanałem, więc ta rzecz dotyczy jej tak samo.
Godziny wysyłki i zgoda na kontakt
Wiadomości do klientów powinny wychodzić o ludzkiej porze, niezależnie od tego, kiedy je zaplanowano. SMS o 23:00 budzi irytację, a nie zainteresowanie. Sprawdź, czy system ma okno wysyłki i czy wiadomość zaplanowana na noc poczeka do rana.
Zgoda to osobna sprawa. Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398, obowiązuje od 10 listopada 2024: wysyłanie informacji handlowych i marketing bezpośredni przez telefon i email wymagają uprzedniej zgody odbiorcy. RODO art. 7 ust. 3 mówi, że wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.
W Getbuild.pl wysyłkę do klientów włącza administrator. SMS i email wychodzą od 8:00 do 20:00 ze stopką STOP, a klient może się wypisać. Wiadomości SMS idą z Twojego konta SMSAPI, a maile z Twojego adresu Gmail albo Outlook po połączeniu konta.
Lista kontrolna do rozmowy z dostawcą
Sprawdź u dostawcy, zanim podpiszesz
- interfejs, pomoc i komunikaty błędów są po polsku
- do obsługi zadzwonisz i porozmawiasz po polsku
- faktura trafia do KSeF, a zapłacisz przelewem
- dostawca daje umowę powierzenia przetwarzania danych
- wiesz, w jakim kraju leżą pliki i gdzie mają siedzibę dostawcy usług
- zgody klientów zapisujesz przy karcie klienta
- system łączy się z polskimi portalami, z których korzystasz
- ten sam numer zapisany na dwa sposoby nie tworzy dwóch klientów
- wiadomości do klientów wychodzą tylko w ustalonych godzinach
- klient wypisuje się równie łatwo, jak się zapisał
- pobierzesz wszystkie dane w jednym pliku, kiedy zechcesz
Najczęstsze pytania
Czy jest polski system CRM?
Tak, są systemy tworzone w Polsce, także branżowe. Getbuild.pl prowadzi Getbuild, Kajetan Kosiński z Gdyni, dla biur nieruchomości i firm usługowych. Niezależnie od wyboru przejdź przez listę kontrolną, bo polski adres dostawcy to jeszcze nie wszystko.
Gdzie Getbuild.pl przechowuje dane?
W Unii Europejskiej. Część dostawców usług ma siedzibę w USA. Zasady przetwarzania opisuje umowa powierzenia, którą znajdziesz na stronie.
Czy potrzebuję umowy powierzenia z dostawcą CRM?
Tak. RODO art. 28 mówi, że przetwarzanie na zlecenie administratora wymaga umowy, czyli umowy powierzenia. Twoja firma jest administratorem danych klientów, a dostawca CRM przetwarza je na jej polecenie.
Czy CRM może wysyłać SMS do klientów bez ich zgody?
Nie, gdy wiadomość jest informacją handlową albo marketingiem bezpośrednim. Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398: wysyłanie informacji handlowych i marketing bezpośredni przez telefon i email wymagają uprzedniej zgody odbiorcy. Zgodę zapisz przy karcie klienta, a przy wątpliwościach zapytaj prawnika.
Czy Getbuild.pl wystawia fakturę w KSeF?
Tak. Faktura jest w KSeF, a płacisz przelewem. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy.