Wzory dokumentów z danymi klienta bez przepisywania
Wzory dokumentów z danymi klienta działają tak: raz przygotowujesz wzór umowy albo protokołu, a dane osoby program wstawia sam z karty klienta. W Getbuild.pl wzór wgrywasz jako plik Word, piszesz w aplikacji albo trzymasz w Dokumentach Google po połączeniu konta, a gotowy dokument zostaje przy sprawie klienta.
Dlaczego przepisywanie danych to strata czasu
Każda umowa, protokół czy potwierdzenie zaczyna się od tych samych danych: imię i nazwisko, adres, telefon, email, adres nieruchomości albo miejsca prac. Przepisujesz je z notatek, z maila, z poprzedniego dokumentu. Za każdym razem możesz pomylić numer mieszkania albo literę w nazwisku, a pomyłka w umowie kosztuje więcej niż pięć minut.
Wzór rozwiązuje to raz. Dane wpisujesz tylko w karcie klienta, a każdy nowy dokument z nich korzysta. Gdy klient zmieni numer telefonu, poprawiasz go w jednym miejscu, a kolejny dokument ma już nowy numer.
Wzory dokumentów z danymi klienta: co się nadaje
Ze wzoru najlepiej robić dokumenty, które powtarzają się co tydzień i różnią się głównie danymi klienta. Dokument pisany za każdym razem od zera niewiele zyska na wzorze. W tabeli przykłady dokumentów, których firmy używają na co dzień, i to, co zwykle dopisujesz ręcznie.
| Dokument | Kto używa | Co dopisujesz ręcznie |
|---|---|---|
| Umowa pośrednictwa | Biuro nieruchomości | Wynagrodzenie, czas trwania umowy |
| Protokół przekazania lokalu | Biuro przy najmie | Stan liczników, wyposażenie |
| Umowa na wykonanie prac | Firma remontowa, montaż | Zakres prac, termin, cena |
| Protokół odbioru prac | Firma remontowa, rzemiosło | Uwagi i usterki do poprawy |
| Potwierdzenie terminu | Firmy usługowe | Godzina wizyty, co przygotować |
Dane osobowe i kontaktowe trafiają do dokumentu z karty klienta. Ręcznie zostaje tylko to, co jest inne przy każdej sprawie. Im mniej ręcznych miejsc we wzorze, tym mniej okazji do pomyłki.
Jak przygotować wzór
- Połącz konto Google. Jeśli wzory mają żyć w Dokumentach Google, najpierw łączysz konto Google z Getbuild.pl. Bez tego wgrasz wzór jako plik Word albo napiszesz go w aplikacji.
- Weź dokument, którego już używasz. Nie pisz wzoru od zera. Otwórz ostatnią umowę albo protokół, który dałeś klientowi, i zrób z niego kopię w Dokumentach Google.
- Zaznacz miejsca na dane klienta. Tam, gdzie było imię, adres czy telefon konkretnej osoby, wstawiasz pola, które Getbuild.pl wypełni danymi z karty klienta. Resztę tekstu zostawiasz bez zmian.
- Usuń ślady poprzedniego klienta. Przeczytaj dokument jeszcze raz i sprawdź, czy nigdzie nie zostało nazwisko albo numer z poprzedniej umowy. Przy wzorach zrobionych z kopii to łatwa wpadka.
- Zrób próbę na sobie. Utwórz dokument dla testowej karty klienta z Twoimi danymi. Przeczytaj go w całości, zanim użyjesz wzoru przy prawdziwym kliencie.
- Nazwij wzór po ludzku. Nazwa mówi, do czego wzór służy, na przykład Protokół odbioru łazienki albo Umowa najmu, wersja z kaucją. Za pół roku nikt nie będzie pamiętał, czym był wzór numer trzy.
W biurze nieruchomości jest dodatkowy powód, żeby mieć porządny wzór umowy pośrednictwa. Ustawa o gospodarce nieruchomościami, art. 180 ust. 3, mówi, że umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Gotowy wzór sprawia, że każdy agent zaczyna od tej samej, sprawdzonej treści.
Dokumenty przy sprawie, nie w folderach na komputerze
Gotowy dokument zostaje przy sprawie klienta. Gdy po pół roku klient zadzwoni z pytaniem o protokół, nie szukasz w poczcie ani w folderach na komputerze. Otwierasz kartę i masz wszystko w jednym miejscu, razem z historią kontaktu.
W biurze nieruchomości do dokumentów trafia też potwierdzenie prezentacji. Klient potwierdza ją podpisem palcem na ekranie, a plik PDF zapisuje się przy dokumentach.
Własne rodzaje i statusy dokumentów
Rodzaj mówi, czym jest dokument, a status, na jakim jest etapie. Dzięki temu od razu widzisz, które umowy czekają na podpis, a które są już zamknięte. W Getbuild.pl rodzaje i statusy dokumentów ustawiasz sam, pod swoją firmę. Przykładowy zestaw statusów, od którego możesz zacząć:
- do przygotowania
- wysłany do klienta
- czeka na podpis
- podpisany
- nieaktualny
Rodzaje mogą odpowiadać dokumentom z tabeli: umowa, protokół, potwierdzenie, a do tego zdjęcia z oględzin albo skany od klienta. Nie twórz ich na zapas. Zacznij od trzech albo czterech i dodawaj kolejne, gdy naprawdę ich brakuje.
Wrażliwe dokumenty: PIN i szyfrowanie
Część dokumentów zawiera dane, których nie powinien oglądać każdy w firmie: skany dokumentów tożsamości, dane właścicieli nieruchomości, umowy z kwotami. W Getbuild.pl pliki są zapisane w postaci zaszyfrowanej, a wybrane dokumenty dodatkowo chroni PIN.
Prosta zasada: ochronę PIN włącz dla dokumentów z danymi, które pozwoliłyby komuś podszyć się pod klienta albo poznać jego finanse. Zwykłe potwierdzenie terminu nie potrzebuje dodatkowej blokady. Gdy blokad jest za dużo, kusi, żeby trzymać kopie w poczcie, a tego chcesz uniknąć.
Najczęstsze pytania
Gdzie przygotowuję wzór dokumentu z danymi klienta?
Masz trzy drogi: wgrywasz plik Word (DOCX) albo PDF z formularzem, piszesz wzór w samej aplikacji albo, po połączeniu konta Google, korzystasz z Dokumentów Google. Zaczynasz od dokumentu, którego już używasz, i zaznaczasz w nim miejsca na dane klienta.
Czy program sprawdzi, czy moja umowa jest poprawna prawnie?
Nie. Getbuild.pl wstawia dane z karty klienta do Twojego wzoru, a za treść odpowiadasz Ty. Wzór umowy przygotuj albo sprawdź z prawnikiem.
Czy dokumenty z danymi klienta są bezpieczne?
Pliki są zapisane w postaci zaszyfrowanej, a wybrane dokumenty chroni PIN. To, kto widzi sprawy, zależy od uprawnień, które ustawiasz na osobę.
Czy mogę mieć własne rodzaje dokumentów?
Tak. Rodzaje i statusy dokumentów ustawiasz sam, na przykład umowa, protokół odbioru i potwierdzenie terminu, ze statusami od przygotowania do podpisu.
Co, jeśli dane klienta zmienią się po utworzeniu dokumentu?
Gotowy dokument zostaje taki, jaki był. Poprawiasz dane w karcie klienta i tworzysz dokument ze wzoru jeszcze raz.