Umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości: ustalenia i terminy

Opublikowano 5 listopada 2026

Umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności, więc ustalenia z rozmowy muszą trafić do dokumentu. Zanim klient podpisze, przejdź z nim listę spraw do ustalenia, a po podpisie zapisz datę końca umowy i zaplanuj zadanie na rozmowę o odnowieniu.

Forma umowy i OC: co mówi ustawa

Ustawa o gospodarce nieruchomościami w art. 180 ust. 3 mówi, że umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Dlatego ustalenia z telefonu albo spotkania to dopiero przygotowanie. Przenosisz je do dokumentu, zanim zaczniesz działać na podstawie umowy. Jaki sposób podpisu spełnia formę elektroniczną, ustal z prawnikiem.

Art. 181 tej samej ustawy nakłada na pośrednika obowiązek ubezpieczenia OC w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa. Klient może zapytać o polisę, więc miej ją pod ręką, na przykład w telefonie, i pokaż bez szukania.

Umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości: co ustalić przed podpisem

Nieporozumienie łatwo zaczyna się od punktu, o którym nikt nie porozmawiał przed podpisem. Przejdź z klientem tę listę, zanim położysz przed nim dokument. Odhaczaj to, co ustaliliście, i zapisuj odpowiedzi w karcie klienta.

Do ustalenia z klientem przed podpisem

• kto podpisuje umowę i czy zgadzają się wszyscy współwłaściciele
• której nieruchomości dotyczy umowa: adres i numer księgi wieczystej
• czy umowa jest na wyłączność, czy otwarta, i co to oznacza w praktyce
• co dokładnie robisz: zdjęcia, opis, portale, prezentacje, negocjacje, pomoc przy dokumentach
• jak liczona jest prowizja i kiedy jest należna
• kto ponosi dodatkowe koszty, na przykład płatnych wyróżnień ogłoszeń
• na jaki czas zawieracie umowę i co dzieje się po jej końcu
• jak klient może zakończyć umowę wcześniej
• jak często i w jakiej postaci przekazujesz informację o postępach
• kto decyduje o zmianie ceny w ogłoszeniu
• jak przekazujecie sobie klucze i kto otwiera mieszkanie na prezentacje
• jak klient woli się kontaktować i jakie zgody zapisujesz w karcie

Dwa punkty z tej listy mają datę, więc wymagają pilnowania: koniec umowy i ewentualne odnowienie. Jeśli ustalisz je jasno, a potem zapomnisz o terminie, klient dowie się o końcu umowy przed Tobą. Dlatego daty z umowy od razu trafiają do kalendarza, jeszcze w dniu podpisu.

Terminy, które wynikają z umowy

Po podpisie umowa staje się harmonogramem. Każda data ma swoją czynność, a każda czynność swoje miejsce w CRM. Tabela pokazuje przykładowy układ, który dopasujesz do własnych umów.

Umowa w CRM: dokument, wzór i zadanie

Dokument przy sprawie

Podpisana umowa leży przy sprawie klienta, a nie w folderze na dysku jednego agenta. Gdy agent idzie na urlop albo odchodzi, ktoś inny od razu widzi, co biuro obiecało. W Getbuild.pl dokumenty trzymasz przy sprawie klienta, pliki są zapisane w postaci zaszyfrowanej, a wybrane dokumenty możesz dodatkowo chronić kodem PIN. Własne rodzaje i statusy dokumentów pozwalają oznaczyć umowę jako wysłaną, podpisaną albo wygasłą.

Wzór z danymi klienta

Treść umowy przygotowujesz raz, najlepiej z prawnikiem. Potem nie przepisujesz już ręcznie imienia, nazwiska i adresu, bo dane trafiają do wzoru prosto z karty klienta. W Getbuild.pl dokument powstaje z Twojego wzoru i danych z karty klienta, a po połączeniu konta Google możesz pracować na wzorach w Dokumentach Google. Treść wzoru należy do biura: Getbuild.pl wstawia dane, ale nie ocenia zapisów umowy.

Zadanie z datą końca

Data końca umowy sama nic nie zrobi. Potrzebne jest zadanie, które pojawi się na pulpicie odpowiednio wcześniej. Dodajesz je w dniu podpisu, dopóki umowa leży przed Tobą.

1. Wpisz datę końca w karcie. Dodaj pole własne na datę końca umowy, żeby każdy agent zapisywał ją w tym samym miejscu i żeby było ją widać bez otwierania dokumentu.
2. Ustaw zadanie przed końcem. Przykład: umowa kończy się 31 maja, więc zadanie „Rozmowa o odnowieniu” ustawiasz na 1 maja. Miesiąc wystarczy, żeby przygotować podsumowanie i spokojnie porozmawiać.
3. Dodaj drugie zadanie na dzień końca. Gdy rozmowa się przeciągnie, drugie zadanie przypomni, żeby sprawdzić status umowy i zdecydować, co dalej z ogłoszeniami.
4. Zmień status dokumentu. Po rozmowie oznacz umowę: odnowiona, aneks w przygotowaniu albo wygasła. Wtedy cały zespół widzi to samo i nikt nie działa na podstawie starej umowy.

Rozmowa o odnowieniu

Do rozmowy o odnowieniu idziesz z faktami, a nie z prośbą. Pokaż, co zrobiłeś, co mówili kupujący po prezentacjach i co proponujesz zmienić w kolejnych tygodniach. W Getbuild.pl masz raporty ofert i osobny raport dla właściciela oferty, z którymi łatwiej przygotować takie podsumowanie.

Najczęstsze pytania

Czy umowa pośrednictwa sprzedaży nieruchomości musi być na piśmie?

Tak, albo w formie elektronicznej. Art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Jaki podpis spełnia formę elektroniczną, ustal z prawnikiem.

Czy pośrednik nieruchomości musi mieć OC?

Tak. Art. 181 ustawy o gospodarce nieruchomościami nakłada na pośrednika obowiązek ubezpieczenia OC w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa.

Na jak długo zawiera się umowę pośrednictwa?

Na czas, który ustalisz z klientem i zapiszesz w umowie. Ważne, żeby data końca była jasna dla obu stron i od razu trafiła do kalendarza jako zadanie.

Czy podpis palcem w aplikacji wystarczy do umowy pośrednictwa?

Nie zakładaj tego. W Getbuild.pl podpis palcem służy do potwierdzenia prezentacji. Formę podpisu umowy pośrednictwa ustal ze swoim prawnikiem.

Czy Getbuild.pl ma gotowy wzór umowy pośrednictwa?

Nie. Wzór przygotowujesz sam albo z prawnikiem, a Getbuild.pl wstawia do niego dane z karty klienta. Treść umowy zostaje w rękach biura.

Przeczytaj też

• Pierwsza rozmowa ze sprzedającym
• Raport dla właściciela oferty
• Wzory dokumentów z danymi klienta