CRM dla agenta nieruchomości: co ma dać w zwykły dzień pracy
CRM dla agenta nieruchomości ma przede wszystkim pamiętać za niego: kto dzwonił, co mu obiecał, kiedy wrócić i która oferta komu pasuje. W praktyce to karta klienta z historią, następny krok przy każdej osobie, kalendarz prezentacji, oferty z dopasowaniami i publikacja na portale z jednego wpisu. Wszystko w telefonie, bo agent większość dnia spędza poza biurem.
Dzień agenta to dziesiątki drobnych zobowiązań
Agent rzadko ma jedno duże zadanie. Ma dziesiątki małych: oddzwonić do kupującego, potwierdzić prezentację, poprawić opis oferty, dać znać właścicielowi, co mówili oglądający, przypomnieć się klientowi, który miał porozmawiać z bankiem. Każde z nich jest proste. Kłopot w tym, że wszystkie naraz trzeba mieć w głowie.
Dlatego agent nie potrzebuje od CRM wielu ekranów i raportów. Potrzebuje kilku rzeczy, które działają zawsze: jednej karty klienta, jasnego następnego kroku, kalendarza, ofert pod ręką i telefonu, który to wszystko pokazuje. Tabela niżej porównuje, jak te czynności wyglądają bez systemu i z nim.
| Czynność | Bez CRM | Z CRM |
|---|---|---|
| Klient oddzwania po miesiącu | szukasz notatki w zeszycie, telefonie i mailach | otwierasz kartę i widzisz całą historię kontaktu |
| Powrót w umówionym dniu | liczysz na pamięć albo kartkę | zadanie z datą czeka na pulpicie |
| Umówienie prezentacji | kilka wiadomości o termin, adres w notatce | klient sam wybiera termin z linku do umawiania |
| Nowa oferta od właściciela | wpisujesz ją osobno na każdy portal | wpisujesz raz i publikujesz na połączone portale |
| Kupujący pyta, co masz | przeglądasz całą bazę ofert ręcznie | dopasowania pokazują, które oferty pasują |
| Wysłanie propozycji | kilka maili z załącznikami | jeden link, klient reaguje na każdą ofertę |
| Praca w terenie | dzwonisz do biura, żeby ktoś sprawdził | ta sama aplikacja w telefonie |
Karta klienta, czyli jedna historia zamiast pięciu
Karta klienta odpowiada na pytanie, które pada w każdej rozmowie: na czym skończyliśmy. Klient pamięta, co Ci powiedział trzy tygodnie temu, i oczekuje, że Ty też pamiętasz. Jeśli musisz pytać od początku, tracisz punkt, którego potem trudno odrobić.
W karcie powinno być wszystko, co dotyczy tej osoby: notatki z rozmów, wiadomości, wysłane oferty, prezentacje, dokumenty i zgody. W Getbuild.pl karta trzyma notatki i pełną historię kontaktu. Dodasz pola własne, na przykład budżet albo termin przeprowadzki, a zgody RODO zapisują się przy karcie. Gdy ta sama osoba trafi do bazy dwa razy, dwie karty scalasz w jedną.
Co zapisać po każdej rozmowie
- jedno zdanie o tym, co klient powiedział nowego
- co mu obiecałeś i na kiedy
- zmiany w tym, czego szuka: budżet, okolica, metraż
- następny krok z datą
Notatka nie musi być długa. Wystarczy, że kolega z biura, który przejmie klienta podczas Twojego urlopu, zrozumie ją bez dzwonienia do Ciebie.
Następny krok przy każdym kliencie
Zasada jest prosta: każdy aktywny klient ma jeden następny krok i datę. Telefon w czwartek, prezentacja w sobotę, nowe oferty po weekendzie. Klient bez następnego kroku to klient, który za miesiąc pójdzie do innego biura, bo nikt się do niego nie odezwał.
CRM pilnuje tej zasady za Ciebie. Zadanie z datą pojawia się na pulpicie w dniu, w którym trzeba je zrobić. Ścieżka klienta w Getbuild.pl prowadzi od zgłoszenia po czas po transakcji i część kroków robi sama, na przykład wysyła pierwszą wiadomość albo tworzy zadanie telefonu. Ty dopisujesz to, czego system nie wie, czyli ustalenia z rozmowy.
Kalendarz prezentacji, który widzi całe biuro
Prezentacje to najdroższy czas agenta, bo wymagają dojazdu i obecności dwóch stron. Kalendarz w CRM ma sens wtedy, gdy łączy spotkanie z klientem i ofertą, a nie jest kolejnym osobnym kalendarzem do pilnowania.
W Getbuild.pl wysyłasz klientowi link do umawiania prezentacji. Klient sam wybiera termin, dostaje zaproszenie z plikiem kalendarza, a po prezentacji zostawia opinię. Na miejscu może potwierdzić prezentację podpisem palcem na ekranie, a plik PDF trafia do dokumentów. Kalendarz zsynchronizujesz w obie strony z Kalendarzem Google albo połączysz z Outlookiem, a kalendarz biura dodasz do telefonu jako subskrypcję.
Oferty i dopasowania pod ręką
Kupujący rzadko pyta o jedną konkretną ofertę. Częściej mówi, czego szuka, i czeka, co mu zaproponujesz. Bez systemu odpowiedź zależy od tego, które oferty akurat pamiętasz. Z systemem kryteria zapisujesz przy kliencie, a dopasowania pokazują, które oferty do niego pasują.
Wybrane oferty wysyłasz jednym linkiem. Klient przy każdej klika polubię, może, nie albo chcę prezentację, a Ty widzisz te reakcje. Gdy klient pyta o okolicę, pokazujesz mu mapę ofert, a gdy woli coś do zachowania, wysyłasz plik PDF oferty.
Publikacja na portale z jednego wpisu
Agent, który sam przepisuje ofertę na kilka portali, traci na to czas, a do tego łatwo o różnice w cenie albo metrażu między ogłoszeniami. Dobry CRM pozwala wpisać ofertę raz i wysłać ją dalej.
W Getbuild.pl ofertę dodajesz w kreatorze krok po kroku, razem ze zdjęciami. Po połączeniu konta albo umowy biura z portalem publikujesz ją na Otodom (przez API), Domy.pl, Nieruchomości Online, Gratkę, Morizon, Zaadresowani, Tuziemię, Houser, Oferty.net albo na własny serwer FTP. Jeśli biuro ma stronę od Getbuild.pl, oferty pojawiają się na niej same.
Telefon w kieszeni zamiast laptopa w aucie
Agent pracuje między prezentacjami, w aucie, na klatce schodowej. CRM, który wygodnie działa tylko na komputerze, będzie uzupełniany wieczorem albo wcale. Dlatego sprawdź, jak system wygląda na telefonie, zanim go wybierzesz.
Getbuild.pl działa w przeglądarce, a aplikację na telefon instalujesz z przeglądarki, nie ze sklepu. Kod QR do instalacji jest na pulpicie. Dostajesz ikonę ze skrótami Dodaj klienta, Kalendarz, Zadania na dziś i Nowe leady, licznik na ikonie i powiadomienia push o nowych zgłoszeniach.
CRM dla agenta nieruchomości: od czego zacząć w pierwszym tygodniu
- Wgraj klientów, których już masz. Zacznij od bazy, którą prowadzisz dziś, na przykład arkusza w Excelu. Przy starcie w Getbuild.pl pomagamy w imporcie klientów i ofert z Excela, CSV albo ZIP.
- Zainstaluj aplikację na telefonie. Zeskanuj kod QR z pulpitu i dodaj ikonę do ekranu. Od tej chwili nowe zgłoszenia przychodzą do Ciebie jako powiadomienia.
- Daj każdemu aktywnemu klientowi następny krok. Przejdź przez listę osób, z którymi rozmawiasz, i przy każdej zapisz zadanie z datą. To jednorazowa praca, która porządkuje kolejne tygodnie.
- Połącz kalendarz i portale. Połącz Kalendarz Google albo Outlook i konta portali, na których publikujesz. Kolejną ofertę dodasz już tylko w jednym miejscu.
- Pracuj z pulpitu. Każdy dzień zaczynaj od pulpitu, a nie od skrzynki mailowej. Pulpit pokazuje, co dziś zrobić, więc nie układasz listy od nowa.
Sprawdź na własnych klientach Pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy. Zostaw email i telefon, a oddzwonimy w ciągu 24 godzin i przeniesiemy Twoich klientów i oferty.
Najczęstsze pytania
Czym CRM dla agenta różni się od kalendarza i notatek w telefonie?
Łączy je z klientem. Spotkanie, notatka, oferta i następny krok są przy jednej karcie, a system przypomina o zadaniu w dniu, w którym trzeba je zrobić.
Czy agent może pracować w CRM tylko z telefonu?
Tak. Getbuild.pl działa w przeglądarce telefonu, a aplikację instalujesz z przeglądarki, bez sklepu z aplikacjami. Masz skróty do dodania klienta, kalendarza, zadań na dziś i nowych leadów.
Czy z CRM opublikuję ofertę na Otodom?
Tak, po połączeniu konta albo umowy biura z Otodom. Publikacja idzie przez API, a tę samą ofertę wyślesz też na inne połączone portale.
Ile czasu zajmuje agentowi prowadzenie CRM?
Tyle, ile krótka notatka po rozmowie i jedno zadanie z datą. Pierwszą wiadomość do nowego klienta i zadanie telefonu ścieżka klienta może przygotować sama.
Czy CRM przyda się agentowi, który pracuje w zespole?
Tak. Klienci, notatki i oferty są w bazie biura, więc kolega przejmie Twojego klienta bez dzwonienia do Ciebie. Nowe zgłoszenia trafiają do agentów po równo, według wag, według źródła albo do jednej osoby.