Plan dnia agenta nieruchomości: rytm, który nie gubi klientów
Dobry plan dnia agenta nieruchomości to stały rytm: poranny przegląd zadań, bloki na telefony, prezentacje zebrane w jednej części dnia, czas na oferty i krótkie zamknięcie dnia. Najważniejsza zasada jest jedna: wieczorem każdy klient ma zapisany następny krok z datą.
Rytm zamiast gaszenia pożarów
Stały rytm sprawia, że to Ty decydujesz, kiedy dzwonisz, kiedy jeździsz i kiedy siedzisz nad ofertami. Bez niego dzień układa się według tego, kto pierwszy zadzwoni, a klienci, którzy sami nie dzwonią, wypadają z pamięci. Praca agenta rozpada się na drobne sprawy: telefon od kupującego, poprawka w ogłoszeniu, klucze do odebrania, właściciel, który pyta o postępy.
Rytm nie oznacza sztywnego grafiku. Chodzi o to, żeby podobne zadania robić razem, w stałych porach, i żeby każdy dzień kończył się tak samo. Nagłe sprawy i tak się zdarzą, ale wtedy wiesz, do którego bloku wrócić.
Przykładowy plan dnia agenta nieruchomości
Tabela niżej to przykład, a nie wzór do skopiowania co do minuty. Godziny przesuń pod swój rynek i klientów, ale zachowaj kolejność bloków: najpierw przegląd, potem telefony, potem wyjazdy.
| Godzina | Blok | Co robisz |
|---|---|---|
| 8:30 do 9:00 | poranny brief | przegląd zadań na dziś, nowych zgłoszeń i kalendarza |
| 9:00 do 10:30 | telefony | nowe zgłoszenia, umówione powroty, potwierdzenia prezentacji |
| 10:30 do 11:00 | zapis i wiadomości | notatki z rozmów, linki z ofertami, odpowiedzi na maile |
| 11:00 do 14:00 | prezentacje | dwie albo trzy prezentacje ułożone jedną trasą |
| 14:00 do 14:30 | przerwa | posiłek i dojazd |
| 14:30 do 16:00 | oferty | nowe ogłoszenia, poprawki, informacja dla właścicieli |
| 16:00 do 17:00 | drugi blok telefonów | klienci, którzy rano nie odebrali, opinie po prezentacjach |
| 17:00 do 17:30 | koniec dnia | następny krok przy każdym kliencie, plan na jutro |
Poranny brief
Pierwsze pół godziny poświęć na przegląd, nie na telefony. Sprawdź kalendarz, zadania na dziś i zgłoszenia, które wpadły wieczorem. W Getbuild.pl dostajesz poranne podsumowanie, a funkcja Agenci przygotowuje poranny brief, więc zaczynasz od gotowej listy, a nie od przeszukiwania skrzynki. Pulpit pokazuje, co dziś zrobić, a każde nowe zgłoszenie ma ocenę, więc wiesz, od kogo zacząć.
Bloki na telefony
Telefony zbierz w dwa bloki: rano i po południu. Poza blokami odbierasz tylko nowe zgłoszenia i sprawy naprawdę pilne, bo nowy klient nie może czekać do popołudnia. Kolejność rozmów w bloku to osobny temat, który opisujemy w artykule o kolejce telefonów do klientów.
Po każdej rozmowie zapisz krótką notatkę i następny krok, zanim wybierzesz kolejny numer. Trzy zdania zapisane od razu są warte więcej niż dokładna notatka pisana wieczorem z pamięci.
Prezentacje w jednej części dnia
Prezentacje rozsiane po całym dniu zjadają czas na dojazdy i rozbijają bloki telefonów. Zbierz je w jedną część dnia i układaj trasą, a kupującym proponuj terminy właśnie z tych godzin. W Getbuild.pl wysyłasz link do umawiania i klient sam wybiera termin, więc nie tracisz poranka na ustalanie godzin.
W drodze kalendarz biura masz w telefonie jako subskrypcję. Aplikację Getbuild.pl instalujesz z przeglądarki, nie ze sklepu, i masz na ikonie skróty, na przykład do zadań na dziś. Notatkę po prezentacji dopisujesz od razu, zanim ruszysz na kolejne spotkanie.
Praca z ofertami
Oferty potrzebują stałego miejsca w dniu, inaczej zawsze przegrywają z telefonami. W tym bloku dodajesz nowe ogłoszenia, poprawiasz opisy i zdjęcia tam, gdzie brakuje zapytań, i przygotowujesz informację dla właścicieli. W Getbuild.pl ofertę wpisujesz raz w kreatorze ze zdjęciami i publikujesz na połączonych portalach, więc czas idzie na treść, a nie na przepisywanie.
Koniec dnia
Ostatnie pół godziny to zamknięcie. Przejdź listę klientów, z którymi dziś był kontakt, i sprawdź, czy każdy ma następny krok z datą. Potem rzuć okiem na jutro: pierwsze zadania, prezentacje i telefony do potwierdzenia.
Zanim zamkniesz dzień
- każdy klient z dzisiejszego kontaktu ma następny krok z datą
- nowe zgłoszenia z popołudnia mają odpowiedź albo zadanie na rano
- opinie po dzisiejszych prezentacjach są zapisane
- sprawy są przesunięte na właściwy etap lejka
- przegrane sprawy mają zapisany powód
- jutrzejsze prezentacje są potwierdzone
Co najczęściej rozbija plan dnia
- telefon odbierany w każdej chwili, także w środku pisania oferty
- prezentacje umawiane tam, gdzie akurat pasuje klientowi, bez myślenia o trasie
- notatki odkładane na wieczór
- brak zapasu na spóźnienia i korki
- skrzynka mailowa otwarta przez cały dzień
Nie musisz naprawić wszystkiego naraz. Wybierz jedną zmianę na tydzień, na przykład dwa bloki telefonów, i trzymaj się jej, aż wejdzie w nawyk. Plan dnia, który działa przez miesiąc, jest wart więcej niż idealny plan, który wytrzymał dwa dni.
Najczęstsze pytania
O której agent nieruchomości powinien zaczynać dzień?
O stałej porze, od przeglądu zadań, a nie od telefonu. Konkretną godzinę dopasuj do swoich klientów, bo część z nich może rozmawiać dopiero po pracy.
Ile prezentacji dziennie zaplanować?
Tyle, ile zmieści się w jednym bloku razem z dojazdami i zapasem. Dwie dobrze przygotowane dają więcej niż pięć w biegu.
Czy agent powinien pracować w weekendy?
Tak, jeśli Twoi klienci oglądają nieruchomości głównie w weekendy, ale wtedy zaplanuj wolne dni w tygodniu. Rytm działa tylko wtedy, gdy masz też czas na odpoczynek.
Jak nie zapomnieć o klientach, którzy sami nie dzwonią?
Zapisz następny krok jako zadanie z datą. W Getbuild.pl zadania na dziś widzisz na pulpicie, a system planuje powroty do klientów, więc nikt nie wypada z listy.
Czy taki plan sprawdzi się w jednoosobowym biurze?
Tak, nawet bardziej, bo nikt nie przejmie telefonu, gdy jesteś na prezentacji. Bloki na telefony i prezentacje chronią Twój czas i dają klientom przewidywalny kontakt.