Raporty w biurze nieruchomości: które prowadzić i co z nich wynika
Raporty w biurze nieruchomości mają sens tylko wtedy, gdy po każdym wiesz, co zmienić w przyszłym tygodniu. Wystarczy sześć: lejek i źródła, czas reakcji, wyniki agentów, powody przegranych, koszty źródeł i raporty ofert, przeglądane co tydzień w tej samej kolejności.
Zasada: jeden raport, jedna decyzja
Raport, po którym nic nie zmieniasz, tylko zajmuje czas. Łatwo zebrać dużo liczb i nie wyciągnąć z nich żadnego wniosku. Zanim zaczniesz coś mierzyć, zapisz pytanie, na które raport ma odpowiadać, i decyzję, którą podejmiesz, gdy wynik będzie słaby. Jeśli nie umiesz tego zapisać, ten raport możesz pominąć.
Które raporty w biurze nieruchomości prowadzić
| Raport | Na jakie pytanie odpowiada | Co zrobić z wynikiem |
|---|---|---|
| lejek i źródła | skąd przychodzą klienci i gdzie odpadają | popraw etap, na którym ginie najwięcej spraw |
| czas reakcji | jak szybko biuro odpowiada na nowe zgłoszenia | zmień rozdział zgłoszeń albo godziny dyżurów |
| wyniki agentów | jak pracuje każdy agent na tle zespołu | rozmowa jeden na jeden, wsparcie, inny podział |
| powody przegranych | dlaczego klienci rezygnują | zmień sposób rozmowy, ofertę albo cenę |
| koszty źródeł | co dają pieniądze wydane na każde źródło | przesuń budżet tam, skąd są transakcje |
| raporty ofert | jak pracuje portfel ofert biura | wybierz oferty do rozmowy z właścicielem |
Lejek i źródła
Ten raport odpowiada na dwa pytania naraz: skąd klienci przychodzą i na którym etapie odpadają. Gdy z jednego portalu wpada dużo zgłoszeń, a mało z nich dochodzi do prezentacji, problem leży w jakości zgłoszeń albo w pierwszej rozmowie, a nie w liczbie ogłoszeń. Patrz na przejścia między etapami, nie tylko na sumę na wejściu.
Czas reakcji
Czas reakcji mówi, jak szybko biuro odpowiada na nowe zgłoszenia. Gdy rośnie, przyczyna leży zwykle w rozdziale: zgłoszenia trafiają do osoby, która spędza dzień na prezentacjach, albo czekają na kogoś, kto je przydzieli. Zastanów się też, czy opóźnienia biorą się z godzin pracy, czy z wieczorów i weekendów, bo to dwa różne problemy.
Wyniki agentów
Wyniki agentów służą do rozmowy, a nie do tablicy wstydu. Porównuj agenta z nim samym sprzed miesiąca i patrz na cały lejek, bo ktoś może mieć mniej transakcji tylko dlatego, że dostaje trudniejsze źródło. Zanim ocenisz osobę, sprawdź, jakie zgłoszenia do niej trafiały.
Powody przegranych
Powód przegranej jest wart tyle, ile jego zapis. W Getbuild.pl przy przegranej sprawie zapisujesz powód, więc po kwartale widzisz, dlaczego klienci odchodzą: przez cenę, przez brak pasujących ofert, a może dlatego, że nikt do nich nie wrócił. Każdy z tych powodów wymaga innej decyzji, od szkolenia po zmianę sposobu pozyskiwania ofert.
Koszty źródeł
Koszt źródła ma sens dopiero obok wyniku. Drogi portal, z którego przychodzą transakcje, może być lepszy niż tani, z którego są same pytania o cenę. Getbuild.pl pokazuje koszty źródeł obok wyników, więc nie liczysz tego w osobnym arkuszu.
Przykład rachunku: źródło A kosztuje miesięcznie dwa razy więcej niż źródło B. Z A przyszło 20 zgłoszeń i 2 transakcje, z B 60 zgłoszeń i żadnej transakcji. Źródło B daje więcej pracy, ale to A daje wynik, więc obcinanie budżetu na A tylko dlatego, że jest droższe, byłoby błędem.
Raporty ofert
Raporty ofert pokazują, jak pracuje portfel biura, a dla sprzedających Getbuild.pl ma osobny raport dla właściciela oferty. Ofertę, przy której od dawna nic się nie dzieje, wpisz na listę do rozmowy z właścicielem: o cenie, o zdjęciach albo o opisie.
Cotygodniowy przegląd szefa w sześciu krokach
Przegląd działa, gdy jest stały: ten sam dzień, ta sama godzina, ta sama kolejność. Wystarczy pół godziny w poniedziałek rano, zanim zespół rozjedzie się na prezentacje. Funkcja Agenci w Getbuild.pl przygotowuje raport dla szefa, który może być punktem startu, ale decyzje i tak podejmujesz Ty.
- Zacznij od czasu reakcji. To najszybszy sygnał, że coś się psuje. Jeśli zgłoszenia czekały, sprawdź, gdzie utknęły i u kogo.
- Przejrzyj lejek. Porównaj przejścia między etapami z poprzednim tygodniem. Szukaj etapu, na którym ubyło najwięcej spraw.
- Sprawdź źródła i koszty. Zobacz, czy pieniądze idą tam, skąd przychodzą transakcje. Decyzje o budżecie podejmuj raz w miesiącu, bo jeden tydzień to za mało danych.
- Przeczytaj powody przegranych. Nie same liczby, tylko treść. Jeden powtarzający się powód to temat na spotkanie zespołu.
- Wybierz oferty do rozmowy z właścicielami. Z raportów ofert weź te, przy których nic się nie dzieje, i przydziel agentom rozmowy na ten tydzień.
- Zapisz najwyżej trzy decyzje. Na koniec zapisz, co zmieniacie w tym tygodniu, i sprawdź to na kolejnym przeglądzie. Więcej zmian naraz nie da się rzetelnie ocenić.
Pułapki w czytaniu raportów
- mały tydzień: kilka zgłoszeń to za mało, żeby ogłaszać trend
- puste pola: raport jest tak dobry, jak dane wpisane przez zespół
- jedna liczba bez tła: czas reakcji bez liczby zgłoszeń niewiele mówi
- porównywanie agentów, którzy dostają klientów z różnych źródeł
- zmiana kilku rzeczy naraz, po której nie wiesz, co zadziałało
Raport nie pokaże tego, czego nikt nie wpisał. Jeśli agent nie przesuwa spraw w lejku i nie zapisuje powodów przegranych, żaden program tego nie nadrobi. Dlatego zapis następnego kroku przy każdym kliencie to warunek dobrych raportów, a nie dodatek do nich.
Eksport do Excela
Raporty z Getbuild.pl wyeksportujesz do Excela. Przydaje się to, gdy chcesz pokazać wyniki wspólnikowi albo księgowej, albo zestawić kilka miesięcy po swojemu. Eksportuj na koniec miesiąca, trzymaj pliki w jednym folderze i nie poprawiaj w nich liczb ręcznie, bo po kilku miesiącach nie będziesz wiedzieć, która wersja jest prawdziwa.
Sprawdź raporty na danych swojego biura Pierwszy miesiąc jest bezpłatny, bez karty i bez umowy. Przeniesiemy Twoich klientów i oferty z Excela albo innego programu.
Najczęstsze pytania
Jakie raporty powinno mieć biuro nieruchomości?
Lejek i źródła, czas reakcji, wyniki agentów, powody przegranych, koszty źródeł i raporty ofert. To wystarczy, żeby co tydzień podjąć kilka konkretnych decyzji.
Jak często przeglądać raporty w biurze?
Co tydzień, w stałym terminie. Decyzje o budżecie i źródłach lepiej podejmować raz w miesiącu, gdy danych jest więcej.
Czy agenci powinni znać swoje wyniki?
Tak, jeśli rozmawiasz z nimi o wynikach regularnie i spokojnie. Agent, który zna swój lejek, sam zauważy, na którym etapie traci klientów.
Czy mogę wyeksportować raport do Excela?
Tak. Raporty z Getbuild.pl eksportujesz do Excela i dalej pracujesz na nich po swojemu.
Skąd wziąć koszty źródeł?
Z faktur za portale, reklamy i inne płatne źródła. W Getbuild.pl koszty źródeł widzisz obok wyników, więc od razu porównasz wydatek z tym, co z niego przyszło.