Szablony wiadomości do klientów nieruchomości: 12 gotowych tekstów
Szablony wiadomości do klientów nieruchomości oszczędzają czas, gdy są krótkie, mają imię klienta, jeden konkret i jeden następny krok. Poniżej 12 tekstów na sytuacje, które w biurze wracają co tydzień: od pierwszego zapytania, przez prezentację, po prośbę o polecenie.
Cztery zasady, zanim skopiujesz szablon
Klient czyta wiadomość od biura między innymi sprawami. W kilka sekund ma wiedzieć, kto pisze, w jakiej sprawie i czego od niego chcesz. Dlatego każdy tekst niżej trzyma się tych samych zasad.
- krótko: SMS na jednym ekranie telefonu, email do przeczytania bez przewijania
- imię klienta i Twoje imię, nie sama nazwa biura
- jeden konkret: adres, termin albo odpowiedź na pytanie
- jeden następny krok: pytanie, na które łatwo odpowiedzieć, albo propozycja terminu
Do tego dwie zasady przyzwoitości. Wiadomości wysyłaj od 8:00 do 20:00, nawet jeśli piszesz je wieczorem. W SMS marketingowym, na przykład z nową ofertą, dodaj na końcu STOP, żeby klient mógł się wypisać jednym słowem. Szablony są napisane na Ty.
Szablony wiadomości do klientów nieruchomości po pierwszym zapytaniu
Klient, który zostawił zapytanie, mógł napisać też do innych biur. Liczy się to, kto odezwie się pierwszy i z konkretem. Ten SMS wysyłasz w ciągu kilku minut, zanim zadzwonisz albo zaraz po pierwszej próbie.
Dzień dobry [imię], tu [Twoje imię] z [nazwa firmy]. Dziękuję za pytanie o mieszkanie przy [adres]. Mam odpowiedź i kilka szczegółów spoza ogłoszenia. Mogę zadzwonić dziś o [termin]? Jeśli wolisz inną porę, odpisz, kiedy Ci pasuje.
Gdy klient nie odbiera, nie dzwoń trzy razy pod rząd. Jedna wiadomość z dwoma terminami do wyboru jest mniej nachalna, a klient odpowiada jednym słowem, kiedy może.
Dzień dobry [imię], tu [Twoje imię] z [nazwa firmy]. Nie udało nam się połączyć w sprawie mieszkania przy [adres]. Wolisz rozmowę dziś po 17:00 czy jutro rano? Wystarczy odpisać „dziś” albo „jutro”.
Ten szkielet trzyma rozmowę w kilku minutach i kończy ją terminem, a nie obietnicą, że ktoś się odezwie. Pełną listę pytań znajdziesz w karcie potrzeb kupującego.
1. Przedstaw się: „Dzień dobry, [Twoje imię] z [nazwa firmy], dzwonię w sprawie mieszkania przy [adres]. Masz dwie minuty?”
2. Odpowiedz na pytanie klienta, zanim zadasz własne.
3. Zapytaj o trzy rzeczy: na kiedy szuka, ile chce wydać i czy kupuje za gotówkę, czy z kredytem.
4. Zaproponuj termin: „Mogę pokazać mieszkanie [termin]. Pasuje?”
5. Powiedz, co dalej: „Wyślę Ci SMS z adresem i godziną.”
Przed prezentacją i po niej
Przypomnienie wysyłasz dzień wcześniej, najlepiej po południu. Klient ma wtedy czas przełożyć spotkanie, zamiast po prostu nie przyjść.
Dzień dobry [imię], przypominam o jutrzejszej prezentacji mieszkania przy [adres], [termin]. Będę na miejscu kilka minut wcześniej. Gdyby coś się zmieniło, odpisz, spokojnie przełożymy. [Twoje imię], [nazwa firmy]
Email po prezentacji wysyłasz tego samego dnia, gdy klient porównuje mieszkania w głowie. Twoje ma wtedy konkret na piśmie, a zapowiedziany telefon nie zaskakuje.
Temat: Mieszkanie przy [adres], podsumowanie
Dzień dobry [imię],
dziękuję za dzisiejsze spotkanie. Przesyłam obiecane informacje o kosztach utrzymania i rzut mieszkania.
Po prezentacji często pojawiają się nowe pytania. Jeśli chcesz zobaczyć mieszkanie jeszcze raz, na przykład wieczorem albo z bliską osobą, zaproponuj termin, a ja się dopasuję.
Zadzwonię [termin], żeby zapytać, co myślisz.
[Twoje imię]
[nazwa firmy]
Kupujący, który szuka dłużej
Gdy pojawi się oferta dla klienta, który już z Tobą rozmawiał, napisz jedno zdanie, dlaczego akurat ta. To odróżnia Cię od automatycznego powiadomienia z portalu. Taka wiadomość ma charakter handlowy, więc wysyłasz ją osobom, które się na nią zgodziły.
Dzień dobry [imię], tu [Twoje imię] z [nazwa firmy]. Pojawiło się mieszkanie przy [adres], które pasuje do tego, czego szukasz: 3 pokoje i balkon. Zdjęcia: [link]. Chcesz je zobaczyć w tym tygodniu? Odpowiedz STOP, jeśli nie chcesz takich wiadomości.
Klientowi, który powiedział „nie teraz”, piszesz w dniu, który sam wskazał. Wiadomość nawiązuje do Waszej rozmowy, więc nie brzmi jak masowa wysyłka, i daje dwie łatwe odpowiedzi.
Temat: Odzywam się, tak jak ustaliliśmy
Dzień dobry [imię],
przy ostatniej rozmowie ustaliliśmy, że odezwę się w okolicach [termin]. Nie piszę z ofertą na siłę, chcę tylko zapytać, czy plany się zmieniły.
Jeśli temat jest znów aktualny, odpisz jednym zdaniem, czego teraz szukasz, a przygotuję kilka propozycji. Jeśli nie, napisz, kiedy mam się odezwać, i zapiszę to sobie.
[Twoje imię]
[nazwa firmy]
Sprzedający i właściciel oferty
Po pierwszym spotkaniu u właściciela spisz ustalenia tego samego dnia. To chroni obie strony przed „przecież mówiliśmy inaczej”. Pamiętaj, że mail nie zastępuje umowy: umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami).
Temat: [adres], co ustaliliśmy i co dalej
Dzień dobry [imię],
dziękuję za spotkanie i pokazanie mieszkania. Krótko zapisuję, co ustaliliśmy:
1. cena ofertowa na start: [kwota]
2. zdjęcia: [termin]
3. dokumenty, o które poproszę: [lista]
Umowę pośrednictwa przygotuję do [termin]. Do tego czasu pytaj śmiało o koszty i przebieg sprzedaży.
[Twoje imię]
[nazwa firmy]
Krótki SMS przed prezentacją pokazuje właścicielowi, że coś się dzieje, i daje szansę przygotować mieszkanie.
Dzień dobry [imię], [termin] pokazuję Twoje mieszkanie przy [adres] kolejnej osobie. Jeśli możesz, przewietrz rano i zostaw zapalone światło w przedpokoju. Po prezentacji napiszę, jak poszło. [Twoje imię], [nazwa firmy]
Informację tygodniową wysyłaj w stały dzień, także wtedy, gdy niewiele się działo. Właściciel, który nic nie słyszy, zaczyna myśleć, że biuro nic nie robi. W Getbuild.pl liczby do takiego maila weźmiesz z osobnego raportu dla właściciela oferty.
Temat: [adres], podsumowanie tygodnia
Dzień dobry [imię],
krótko, jak minął tydzień przy Twoim mieszkaniu:
1. zapytania: [liczba]
2. prezentacje: [liczba], kolejna [termin]
3. co mówią oglądający: [jedno zdanie]
Moja propozycja na kolejny tydzień: [jedna zmiana, na przykład nowe zdjęcia salonu]. Daj znać, czy się zgadzasz.
[Twoje imię]
[nazwa firmy]
Po transakcji
W dniu przekazania kluczy albo dzień później napisz bez proszenia o cokolwiek. Prośba o polecenie przychodzi dopiero po kilku tygodniach, gdy klient się rozpakował. Prosisz raz.
[imię], gratuluję nowego mieszkania i dziękuję za zaufanie. Gdyby po przeprowadzce pojawiły się pytania, na przykład o liczniki albo wspólnotę, pisz śmiało. Odezwę się za kilka tygodni zapytać, jak się mieszka. [Twoje imię], [nazwa firmy]
Dzień dobry [imię], mam nadzieję, że dobrze się mieszka. Jeśli znasz kogoś, kto szuka albo sprzedaje mieszkanie, chętnie pomogę tak samo jak Tobie. Wystarczy podać mój numer. Dziękuję, [Twoje imię], [nazwa firmy]
Jak trzymać szablony w CRM
- Zapisz każdy tekst raz. Wklej teksty do szablonów SMS i email w CRM i nazwij je sytuacją, na przykład „Po nieodebranym telefonie”. Każdy w zespole znajdzie właściwy w kilka sekund.
- Ustal formę i podpis. Zdecyduj, czy piszecie na Ty, czy per Pan i Pani, i popraw to raz w szablonie, a nie w każdej wiadomości. Podpis z imieniem i nazwą biura też trzymaj w szablonie.
- Wiadomości do dopisania daj do zatwierdzenia. W Getbuild.pl wiadomość może czekać w sekcji Do zatwierdzenia i wychodzi dopiero po kliknięciu. Tak ustaw wszystko, w co trzeba dopisać zdanie od siebie, na przykład email po prezentacji.
- Podepnij tekst pod krok ścieżki. Pierwszą wiadomość po zapytaniu system może wysłać sam jako krok ścieżki klienta, a powrót do klienta zamienić w zadanie na pulpicie.
- Raz na kwartał przejrzyj zestaw. Usuń teksty, których nikt nie używa, i popraw te, na które klienci nie odpowiadają. Krótki zestaw znany całemu zespołowi jest lepszy niż pięćdziesiąt szablonów w szufladzie.
Wysyłkę do klientów włącza administrator biura. SMS wychodzą z Twojego konta SMSAPI, a maile z Twojego adresu Gmail albo Outlook po połączeniu konta. Wiadomości wychodzą od 8:00 do 20:00, ze stopką STOP, więc klient może się wypisać, a Ty nie musisz dopisywać STOP w szablonie.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wysłać SMS do klienta wieczorem?
Lepiej nie. Wysyłaj od 8:00 do 20:00, a w Getbuild.pl wysyłka do klientów działa tylko w tych godzinach.
Jak długi może być SMS do klienta?
Taki, żeby zmieścił się na jednym ekranie telefonu, z najważniejszą informacją w pierwszym zdaniu. Polskie litery sprawiają, że operator liczy dłuższy tekst jako kilka wiadomości, więc pisz zwięźle.
Czy w SMS trzeba dodawać STOP?
W wiadomościach marketingowych tak. Klient wypisuje się jednym słowem, a RODO (art. 7 ust. 3) mówi, że wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie. W Getbuild.pl stopka STOP jest w każdej wysyłce do klientów.
Pisać do klientów na Ty czy per Pan i Pani?
Jedną formą dla całego zespołu. Gdy nie masz pewności, zacznij od formy Pan i Pani i przejdź na Ty, kiedy klient to zaproponuje.
Czy szablon nie brzmi jak automat?
Nie, jeśli dopiszesz jedno zdanie od siebie: nawiązanie do rozmowy, szczegół mieszkania albo odpowiedź na pytanie klienta. Szablon daje szkielet, a to zdanie sprawia, że wiadomość jest Twoja.