Kto w biurze widzi czyje dane w Getbuild.pl
W Getbuild.pl dostęp do danych w biurze ustawiasz rolą, uprawnieniami konkretnej osoby i widocznością „tylko moje” albo „całe biuro”, osobno dla kontaktów, spraw, ofert, zadań i kalendarza. Reguł pilnuje serwer, a nie tylko ekran. Nie ma za to regionów, hierarchii kierowników, sieci biur ani zgody managera na pojedynczy rekord. Ten artykuł opisuje obie strony.
Kto w biurze widzi czyje dane?
To zależy od trzech rzeczy: roli osoby, jej uprawnień i widoczności ustawionej dla danego obszaru. Rola określa, co osoba może robić w systemie. Widoczność określa, czyje rekordy widzi na listach i w kartach.
Jakie są role w biurze?
W biurze są cztery role: administrator biura, manager, agent i asystent. Własnych ról nie da się tworzyć, więc każda osoba dostaje jedną z tych czterech.
| Rola | Widoczność danych | Co ma ograniczone |
|---|---|---|
| Administrator biura | zawsze całe biuro | nic, może dodać albo odebrać pojedyncze uprawnienie agentowi i asystentowi |
| Manager | zawsze całe biuro | nie ma rozliczeń, ustawień biura, zarządzania zespołem, integracji i webhooków, pełnego eksportu, usuwania danych, oddziałów i strony biura |
| Agent | domyślnie tylko moje, można przełączyć na całe biuro | uprawnienia nadaje administrator, osobno dla każdej osoby |
| Asystent | zawsze całe biuro | uprawnienia nadaje administrator, osobno dla każdej osoby |
Jak działa uprawnienie na osobę?
Administrator może dodać albo odebrać pojedyncze uprawnienie konkretnej osobie, czyli agentowi albo asystentowi. Nie dotyczy to innych administratorów. Nikt nie edytuje własnych uprawnień, więc agent nie nada ich sobie sam.
Moduły można też wyłączać na osobę. Asystent, który zajmuje się tylko kalendarzem i zadaniami, nie musi widzieć na przykład prowizji.
Jakie uprawnienia można nadawać?
- kontakty, sprawy i oferty: czytanie, zapis, publikacja, usuwanie i przypisywanie
- zadania, kalendarz i dopasowania
- raporty: swoje albo całego biura, a osobno raporty dla właściciela nieruchomości
- import oraz eksport podstawowy i pełny
- dokumenty, wyceny, prowizje i AML
- lejki, pola własne, automatyzacje, wiadomości i asystent AI
- zespół, ustawienia, rozliczenia, dziennik zdarzeń i oddziały
- webhooki, przyjmowanie zgłoszeń, integracje i strona biura
Jak ustawić „tylko moje” albo „całe biuro”?
Widoczność ustawiasz osobno dla pięciu obszarów. „Tylko moje” znaczy, że agent widzi swoje rekordy. „Całe biuro” znaczy, że widzi rekordy wszystkich. Dla agenta domyślne jest „tylko moje”.
| Obszar | Domyślnie dla agenta | Można przełączyć na |
|---|---|---|
| Kontakty | tylko moje | całe biuro |
| Sprawy | tylko moje | całe biuro |
| Oferty | tylko moje | całe biuro |
| Zadania | tylko moje | całe biuro |
| Kalendarz | tylko moje | całe biuro |
| Dokumenty i wyceny | za ustawieniem spraw | za ustawieniem spraw |
Dzięki temu możesz na przykład pokazać agentom wszystkie oferty biura, żeby mogli je prezentować, a kontakty zostawić widoczne tylko dla opiekuna.
Co się dzieje z danymi, gdy agent odchodzi?
Dane zostają w biurze. Klienci, sprawy i oferty należą do biura, a nie do osoby, więc nikt nie musi ich eksportować z prywatnego telefonu.
Dostęp do cudzych danych zmieniasz na cztery sposoby:
- zmiana opiekuna, czyli przypisanie klienta, sprawy albo oferty innej osobie
- przekazanie pracy koledze, gdy agent odchodzi
- przełączenie obszaru na „całe biuro”
- zmiana roli osoby
Kto pilnuje tych reguł i co zostaje w dzienniku?
Uprawnienia sprawdza serwer, nie tylko ekran. Ukrycie przycisku w aplikacji nie jest zabezpieczeniem, bo ta sama reguła działa przy każdym zapytaniu do danych.
Dziennik zdarzeń zapisuje, kto i co zmienił. Logowanie jest w dwóch krokach dla każdej osoby, także dla agentów. Szerzej o ochronie danych piszemy w osobnych artykułach o bezpieczeństwie i RODO.
Czego nie ma w uprawnieniach Getbuild.pl?
Poniższych rzeczy dziś nie ma. Jeśli Twoje biuro ich potrzebuje, lepiej wiedzieć o tym przed wyborem systemu.
| Potrzeba | Jak jest dziś |
|---|---|
| Oddziały z osobnymi danymi | oddziały istnieją, każda osoba należy do jednego, ale to tylko etykieta do filtrowania raportów i nie ogranicza widoczności |
| Regiony i zespoły | nie ma |
| Hierarchia kierowników | nie ma, manager ma jedną rolę dla całego biura |
| Sieć franczyzowa albo grupa biur | nie ma |
| Udostępnienie jednego rekordu konkretnemu agentowi | nie ma, dostęp zmieniasz opiekunem, przekazaniem pracy, widocznością obszaru albo rolą |
| Zgoda managera na dostęp do rekordu | nie ma |
| Własne role | nie ma, są cztery stałe role |
To ma znaczenie przede wszystkim w większych strukturach. Sieć z regionami i kierownikami regionów nie odtworzy w Getbuild.pl swojej hierarchii. Pojedyncze biuro z managerem i agentami zwykle mieści się w czterech rolach.
Co z osobą, która pracuje w kilku biurach?
Jedna osoba może należeć do kilku biur i je przełączać. Dane każdego biura są osobne. Biuro partnerskie może zakładać CRM dla swoich klientów, ale nie widzi ich danych.
Co sprawdzić, zanim dasz zespołowi dostęp
- Czy każda osoba ma najniższą rolę, która wystarcza do jej pracy.
- Czy agenci mają „tylko moje” tam, gdzie nie powinni widzieć cudzych klientów.
- Czy asystent ma tylko te uprawnienia, których potrzebuje.
- Kto w biurze może pobierać pełny eksport danych.
- Czy wiesz, komu przekażesz pracę, gdy ktoś odejdzie.
- Czy Twoja struktura nie wymaga regionów albo hierarchii kierowników.
Sprawdź, czy cztery role wystarczą Twojemu biuru Przejrzyj listę funkcji albo opisz nam, jak jest zbudowane Twoje biuro. Powiemy wprost, czy Getbuild.pl obsłuży taką strukturę.
Najczęstsze pytania
Czy agent w Getbuild.pl widzi klientów innych agentów?
Domyślnie nie. Agent ma ustawione „tylko moje”. Administrator może przełączyć wybrany obszar na „całe biuro”, osobno dla kontaktów, spraw, ofert, zadań i kalendarza.
Czy mogę stworzyć własną rolę, na przykład kierownika zespołu?
Nie. Są cztery role: administrator biura, manager, agent i asystent. Możesz natomiast dodać albo odebrać pojedyncze uprawnienie agentowi i asystentowi.
Czy oddziały biura mają osobne dane?
Nie. Oddział to etykieta, według której filtrujesz raporty. Każda osoba należy do jednego oddziału, ale oddział nie ogranicza widoczności danych.
Co zrobić z klientami agenta, który odchodzi z biura?
Użyj przekazania pracy koledze albo zmień opiekuna. Dane zostają w biurze, a wszystkie zmiany trafiają do dziennika zdarzeń.
Czy uprawnień pilnuje tylko aplikacja?
Nie. Uprawnienia sprawdza serwer, więc ukrycie przycisku na ekranie nie jest jedynym zabezpieczeniem. Logowanie jest w dwóch krokach dla każdej osoby.