Wiadomość do klienta po wycenie: kiedy i co napisać
Wiadomość do klienta po wycenie wysyłasz po kilku dniach, krótko i z jednym pytaniem: czy wycena jest jasna i czy rezerwujemy termin. Jeśli klient milczy, odzywasz się jeszcze raz albo dwa razy, na przykład po tygodniu i po dwóch tygodniach. Potem zamykasz zlecenie z powodem i ustawiasz powrót, zamiast pisać bez końca.
Dlaczego klient milczy po wycenie
Cisza po wycenie nie musi oznaczać „nie”. Klient porównuje kilka wycen, czeka na rozmowę z partnerem, sprawdza budżet albo po prostu ma pełny tydzień. Czasem nie rozumie jednej pozycji i głupio mu pytać. Czasem wybrał już inną ekipę i nie wie, jak to powiedzieć.
Z tego wynika prosta zasada: wiadomość po wycenie ma ułatwić klientowi odpowiedź, a nie wywierać presję. Jedno pytanie, na które da się odpisać jednym zdaniem, i jasna furtka, gdy decyzja jest na nie. Klient, któremu łatwo powiedzieć „nie teraz”, chętniej wraca, gdy plany się zmienią.
Przykładowy rytm follow up po wycenie
Ten rytm to przykład, nie reguła. Przy drobnej naprawie wystarczy jeden telefon, przy remoncie całego mieszkania klient potrzebuje więcej czasu. Dni liczysz od wysłania wyceny.
- Dzień 3: telefon albo SMS. Pytasz, czy wycena dotarła i czy wszystko jest jasne. Telefon sprawdza się, gdy klient sam do Ciebie dzwonił, a SMS, gdy pisał przez formularz albo mailem.
- Dzień 7: email z konkretem. Dajesz coś nowego: wolny termin w grafiku, prostszy wariant zakresu albo odpowiedź na pytanie z oględzin. Bez konkretu to tylko przypominanie się.
- Dzień 14: ostatnia wiadomość. Mówisz wprost, że to ostatnie przypomnienie, i zostawiasz furtkę. Prosisz o jedno słowo, jeśli prace są odłożone albo wybór padł na inną ekipę.
- Po dniu 14: zamknięcie z powodem. Brak odpowiedzi to też informacja. Zamykasz zlecenie jako utracone, wybierasz powód i ustawiasz termin powrotu.
Wiadomość do klienta po wycenie: gotowe szablony
Szablony są krótkie celowo. Zmień je pod swój sposób mówienia, ale zostaw jedno pytanie na końcu i podpis z imieniem. Klient ma wiedzieć, że pisze do niego człowiek, a nie automat.
Dzień dobry [imię], tu [Twoje imię] z [nazwa firmy]. Czy wycena prac przy [adres] jest jasna? Chętnie wyjaśnię każdą pozycję albo zmienię zakres. Daj znać, czy rezerwujemy termin.
Dzień dobry, [Twoje imię] z [nazwa firmy]. Dzwonię w sprawie wyceny prac przy [adres], którą wysłaliśmy [termin]. Masz minutę?
Czy wszystko w wycenie jest jasne? Czy chcesz coś zmienić w zakresie albo w materiałach?
Jeśli decyzja jeszcze nie zapadła, to żaden problem. Kiedy mogę się odezwać, żeby nie przeszkadzać?
Temat: Termin prac przy [adres]
Dzień dobry [imię],
wracam do wyceny z [termin]. Mam wolny termin rozpoczęcia od [data rozpoczęcia] i mogę go dla Ciebie zarezerwować do końca tygodnia.
Jeśli budżet albo zakres trzeba zmienić, napisz, co jest dla Ciebie najważniejsze. Przygotuję prostszy wariant.
Pozdrawiam,
[Twoje imię]
[nazwa firmy]
Dzień dobry [imię], to ostatnia wiadomość w sprawie wyceny przy [adres], nie chcę zawracać głowy. Jeśli prace są odłożone albo wybór padł na inną ekipę, wystarczy jedno słowo. Gdy temat wróci, jestem pod tym numerem. [Twoje imię]
O wolnym terminie pisz tylko wtedy, gdy naprawdę go masz. Klient szybko wyczuje termin wymyślony po to, żeby go pospieszyć, a wtedy przestaje wierzyć także w resztę wyceny.
Bez nacisku: czego nie pisać
Presja może dać szybką odpowiedź, ale zamyka drogę do kolejnych zleceń i poleceń. Klient remontuje raz na kilka lat, ale zna sąsiadów i rodzinę, którzy też będą remontować. Tych rzeczy unikaj:
- sztucznych terminów w rodzaju „cena ważna tylko do jutra”, gdy nie ma ku temu powodu
- wyrzutów typu „czekam już tydzień na odpowiedź”
- kilku wiadomości jednego dnia różnymi kanałami
- telefonów późnym wieczorem i w weekend
- obniżki ceny bez zmiany zakresu, bo uczy klienta, że wystarczy milczeć
Kiedy przestać pisać
Przestajesz, gdy klient odpowie, że nie, gdy poprosi o brak kontaktu albo gdy po trzeciej próbie nadal milczy. Prośbę o brak kontaktu zapisujesz przy karcie klienta i szanujesz ją. Jeśli wysyłasz wiadomości z Getbuild.pl, każdy SMS i email ma stopkę STOP, a klient może się wypisać sam.
Trzy próby to rozsądna granica dla jednej wyceny. Po trzeciej kolejne wiadomości niewiele wnoszą, a łatwo nimi zepsuć dobre wrażenie z oględzin. Lepiej zamknąć temat spokojnie i wrócić za kilka miesięcy z nowym powodem.
Jak zamknąć zlecenie z powodem i ustawić powrót
Zlecenie bez odpowiedzi zamykasz jako utracone i wybierasz powód. To chwila, a daje dwie rzeczy: porządek na liście i wiedzę, dlaczego tracisz zlecenia. Raport powodów przegranych w Getbuild.pl pokaże, czy częściej odpadasz przez cenę, termin czy ciszę klienta.
| Powód | Co dalej |
|---|---|
| Za wysoka cena | Zapisz w notatce, czego klient oczekiwał i czy pomógłby inny zakres |
| Wybrał inną ekipę | Po pół roku system przypomni o kontakcie |
| Odłożył prace na później | Po 3 miesiącach przypomnienie: zapytaj, czy prace są znów aktualne |
| Nie pasował termin | Dodaj zadanie na czas, gdy zwolni się grafik |
| Przestał odpowiadać | Zostaw notatkę, co i kiedy poszło do klienta |
| Inne | Opisz powód w notatce, żeby wrócić do niego przy przeglądzie |
Powrót po odłożeniu prac bywa najprostszym zleceniem w roku. Klient zna Cię z oględzin, ma wycenę i wie, czego się spodziewać. Wystarczy krótka wiadomość: „Wracam, jak się umawialiśmy. Czy prace przy [adres] są znów aktualne? Mogę przyjechać i zaktualizować wycenę.”
Jak działa gotowe zadanie po 3 dniach w Getbuild.pl
Wystarczy, że po wysłaniu wyceny przesuniesz zlecenie na etap Wycena wysłana. Trzy dni później o 10:00, w dzień roboczy, opiekun zlecenia dostaje zadanie „Zapytaj o decyzję w sprawie wyceny”. W notatce stoi, że wycena poszła trzy dni temu i że trzeba zapytać, czy klient ma pytania i czy ustalić termin prac.
Jeśli wcześniej przesuniesz zlecenie dalej, na przykład na Negocjacje, albo je zamkniesz, zadanie się nie pojawi. System nie pisze sam do klienta, tylko przypomina Tobie. Rozmowę prowadzisz po swojemu, telefonem albo z szablonów.
Kroki na dzień 7 i 14 dodasz w edytorze automatyzacji jako kolejne przypomnienia, a symulacja pokaże scenariusz, zanim ruszy. Gdy wiadomość ma wychodzić z systemu, ustaw ją jako Do zatwierdzenia: czeka i wychodzi dopiero po Twoim kliknięciu, zawsze od 8:00 do 20:00.
Najczęstsze pytania
Po ilu dniach zapytać klienta o wycenę?
Po 2 do 3 dniach roboczych od wysłania. Klient zdążył przeczytać wycenę, a jeszcze pamięta oględziny. Przy dużym remoncie daj mu więcej czasu, jeśli sam o to poprosi.
Co napisać, gdy klient nie odpowiada po wycenie?
Krótką wiadomość z jednym pytaniem, na które łatwo odpowiedzieć: czy wycena jest jasna i czy rezerwujemy termin. W drugiej wiadomości dodaj konkret, na przykład wolny termin albo prostszy wariant.
Dzwonić czy pisać po wycenie?
Zacznij od kanału, którym klient sam się odezwał. Kto dzwonił, zwykle woli telefon, a kto pisał przez formularz, chętniej odpisze na SMS albo email. Gdy nikt nie odbiera, wyślij SMS z informacją, w jakiej sprawie był telefon.
Ile razy przypominać się po wycenie?
Dwa do trzech razy w ciągu około dwóch tygodni. Potem zamknij zlecenie z powodem i ustaw powrót za kilka miesięcy.
Czy obniżyć cenę, gdy klient milczy?
Nie od razu. Najpierw zapytaj, co jest problemem. Jeśli budżet, zaproponuj inny zakres albo tańsze materiały, a nie tę samą pracę za mniej.
Czy Getbuild.pl sam przypomni mi o wycenie?
Tak. Trzy dni po przesunięciu zlecenia na etap Wycena wysłana, o 10:00 w dzień roboczy, dostajesz zadanie, żeby zapytać klienta o decyzję. Samo przypomnienie nic do klienta nie wysyła.